Bagaimana cara Memastikan Kerahasiaan Umpan Balik Pelanggan?

Anda dapat meminta pelanggan Anda untuk memberikan umpan balik kepada Anda melalui telepon, online atau secara langsung dengan kartu umpan balik tertulis. Metode apa pun yang Anda pilih, mungkin penting untuk menjaga kerahasiaan umpan balik. Misalnya, Anda mungkin tidak ingin karyawan mendapatkan umpan balik yang diberikan tentangnya secara langsung atau membahayakan informasi pribadi pelanggan. Anda memiliki beberapa pilihan sederhana untuk memastikan kerahasiaan umpan balik pelanggan Anda.

1.

Minta informasi dasar pelanggan tanpa meminta detail yang sangat pribadi, termasuk alamat, nomor telepon, atau alamat email. Ini akan membantu melindungi identitas pelanggan ketika dia memilih untuk mengirimkan umpan balik.

2.

Tempatkan formulir umpan balik pelanggan online Anda di server yang aman. Anda akan memerlukan perlindungan socket layer, atau SSL, pada server web Anda, yang bisa Anda dapatkan dari perusahaan hosting web, untuk mengamankan formulir umpan balik dengan benar (Lihat Sumber).

3.

Gunakan layanan survei online pihak ketiga (Lihat Sumberdaya sebagai contoh) sebagai alternatif lain untuk mengumpulkan dan mengelola umpan balik di web secara rahasia. Pastikan bahwa layanan survei online juga menggunakan server yang aman.

4.

Tempatkan kotak saran yang dikunci tepat di depan meja berawak di bisnis Anda tempat pelanggan dapat mengirimkan formulir komentar - setumpuk survei yang telah dibuat sebelumnya. Simpan kotak terkunci setiap saat dan kosongkan pada akhir setiap hari untuk melindungi kerahasiaan umpan balik pelanggan yang Anda kumpulkan dengan cara ini.

5.

Rekam umpan balik verbal dari panggilan pelanggan dalam program perangkat lunak database atau spreadsheet. Sertakan nama pelanggan, alamat email, dan keluhan atau pujian serta rencana tindakan untuk menyelesaikan masalah tertentu. Enkripsi dokumen umpan balik pelanggan dengan kata sandi yang hanya Anda dan karyawan yang berwenang yang tahu untuk melindungi informasi.