Cara Mendiskusikan Keluhan Pelanggan Dengan Karyawan

Hanya masalah waktu sampai bisnis Anda menerima keluhan pelanggan. Ketika hal yang tak terhindarkan terjadi, diskusikan keluhan dengan karyawan untuk menyelesaikan situasi secara efektif. Dengan pendekatan yang tepat, Anda dapat memuaskan pelanggan dan menangani karyawan dengan benar pada saat bersamaan. Atasi situasi dengan mentalitas penyelesaian masalah untuk menjaga moral tetap tinggi dan pelanggan senang.

Bertemu dengan karyawan yang terlibat dalam pengaduan. Rapat harus mencakup karyawan yang secara khusus disebutkan dalam pengaduan. Jika keluhan adalah keluhan umum, sertakan semua karyawan yang bekerja pada saat insiden terjadi.

Tanyakan kepada karyawan apakah mereka ingat kejadian atau situasi yang memicu keluhan. Dorong diskusi tentang situasi untuk memungkinkan Anda belajar sebanyak mungkin. Jaga agar dialog tetap positif dan produktif.

Mencari umpan balik dari karyawan tentang mengapa pelanggan mengeluh. Bicarakan tentang mengapa pelanggan mungkin merasa tidak puas. Diskusikan alternatif yang mungkin membuat hasil berbeda. Sarankan apa yang Anda ingin karyawan lakukan di masa depan. Dorong karyawan untuk memikirkan ide dan menyarankan bagaimana mereka dapat meningkatkan layanan.

Beri tahu karyawan apa yang telah Anda lakukan untuk menangani keluhan pelanggan sehingga mereka memahami konsekuensi dari pelanggan yang tidak bahagia. Misalnya, jika Anda memberi pelanggan diskon atau barang dagangan atau layanan gratis, karyawan harus memahami bagaimana keluhan tersebut mempengaruhi bisnis.

Akhiri pertemuan dengan nada positif dengan semua orang merasa termotivasi untuk memberikan layanan yang baik. Dengan menggunakan keluhan untuk menyelesaikan masalah dan menyempurnakan layanan pelanggan perusahaan Anda, Anda dapat belajar dari situasinya dan memberikan layanan yang lebih baik.

Tip

Jika seorang karyawan berjuang untuk mempertahankan sikap konstruktif saat Anda mendiskusikan keluhan, Anda mungkin tidak dapat mempertahankan karyawan tersebut.