Struktur Organisasi Kantor Depan Hotel

Kantor depan sebuah hotel mungkin merupakan area terpenting dari organisasi. Karyawan yang membentuk departemennya adalah yang pertama dan kadang-kadang satu-satunya perwakilan perusahaan yang berinteraksi dengan tamu. Meskipun struktur organisasi dari kantor depan hotel bervariasi tergantung pada apakah fasilitas tersebut merupakan usaha kecil atau resor besar, peran tertentu ditemukan dalam semua organisasi.

Manajer Meja Depan

Palungan kantor depan atau pengawas meja depan di luar negeri semua operasi kantor depan untuk hotel. Sebagai manajer staf, individu ini menjadwalkan karyawan untuk memastikan bahwa ada cakupan yang tepat dan setiap saat. Dia juga menerapkan kebijakan atau prosedur apa pun yang dikelola oleh manajemen hotel. Ketika para VIP, seperti selebritas atau pejabat tinggi, menginap di tempat itu, dia sering bertanggung jawab untuk memberi mereka perhatian pribadi yang mereka butuhkan. Dalam kebanyakan kasus, manajer meja depan melapor kepada manajer umum hotel.

Pemesanan

Penerimaan dan pemesanan karyawan dari sebuah kantor depan hotel paling berinteraksi dengan para tamu. Pegawai reservasi berkomunikasi dengan perspektif para tamu melalui telepon dan Internet, menjadwalkan masa inap mereka dan mendokumentasikan kebutuhan khusus yang mungkin mereka miliki. Misalnya, jika tamu meminta kamar di lantai yang tidak merokok, petugas reservasi akan membuat catatan khusus tentang hal ini, sehingga kamar yang sesuai akan siap ketika tamu datang.

Penerimaan

Ketika tamu tiba, petugas meja depan memeriksanya, memasukkan nama mereka ke dalam daftar fasilitas, menugaskan mereka ke kamar dan menjawab pertanyaan atau permintaan dasar yang mungkin dimiliki tamu selama tinggal. Misalnya, seorang tamu dapat menghubungi meja depan untuk melaporkan keran kamar mandi yang bocor. Petugas kemudian akan menghubungi departemen pemeliharaan sehingga perbaikan yang tepat dapat dilakukan. Pada akhir masa tinggal tamu, seorang petugas meja depan memeriksa mereka. Selain itu, petugas melaporkan kekhawatiran apa pun yang dimiliki tamu tamu kepada manajemen.

Layanan Porter

Seorang pelayan hotel atau penjaga pintu menyambut tamu begitu mereka check-in di properti. Orang ini membawa barang-barang tamu sambil menunjukkannya ke kamar mereka. Memastikan bahwa semua yang ada di ruangan tertata dan berfungsi dengan baik, porter memeriksa peralatan kamar, seperti penerangan dan ventilasi. Dia juga dapat menginstruksikan pengunjung dalam pengoperasian sistem hotel, seperti remote control televisi dan telepon.

Pramutamu

Pramutamu hotel adalah seorang profesional front office yang mengoordinasikan hiburan tamu, perjalanan, dan kegiatan lainnya. Kapan pun tamu memiliki pertanyaan, seperti petunjuk arah ke tempat-tempat wisata lokal, ia menemukan jawabannya secepat mungkin. Selain itu, ia membuat reservasi restoran, memesan layanan mobil dan bahkan dapat mengatur belanja pribadi untuk para tamu.