Pedoman untuk Mengambil Catatan Rapat

Membuat catatan yang baik sangat penting untuk memaksimalkan efektivitas pertemuan dan akan membantu Anda mengingat poin-poin penting dari presentasi. Microsoft menjelaskan, "Apakah Anda membuat catatan dengan tangan, pada perangkat seluler, atau pada komputer portabel Anda, menggunakan strategi pembuatan catatan yang terorganisir dapat membantu Anda mendapatkan hasil dari rapat Anda." Metode pencatatan Anda adalah preferensi pribadi, tetapi pertimbangan harus diberikan pada tujuan akhir dan tujuan catatan Anda.

Dibagikan atau Pribadi

Jika niat Anda hanya untuk mengingat poin-poin penting dari rapat untuk penggunaan pribadi sesudahnya, buat catatan dengan cara atau format apa pun yang Anda pilih. EffectiveMeetings.com menjelaskan, "Jika Anda tidak nyaman mengandalkan pena dan notepad Anda, coba gunakan tape recorder atau, jika Anda seorang pengetik cepat, bawa laptop ke rapat." Namun, jika catatan Anda akan tersedia untuk orang lain, Anda harus mematuhi panduan dan gaya yang lebih ketat untuk meminimalkan potensi kebingungan ketika konstituen meninjaunya.

Gaya & Format

Format catatan Anda harus mengikuti perkembangan logis, memungkinkan orang lain untuk dengan mudah memahami konten dan menyimpan informasi penting. Business-Conference-Call.net menyarankan menggunakan format outline tradisional: "Keluarkan sistem penomoran alfa dan numerik untuk mengatur apa yang Anda dengar. Garis besar memungkinkan Anda untuk menambahkan detail penting tentang berbagai subjek tanpa tanda panah, tanda bintang, atau tanda lain yang membingungkan. Ini sangat penting jika presentasi kembali ke subjek yang sebelumnya sudah selesai.

Notasi yang Relevan

Untuk meningkatkan kualitas catatan Anda, fokuskan hanya pada aspek-aspek penting dari rapat atau presentasi. Business-Conference-Call.net merekomendasikan, "Dokumentasikan semua item utama yang perlu Anda ingat atau ambil di kemudian hari, tetapi simpan apa yang sebenarnya Anda tulis atau ketik singkat." Hindari mencatat hal-hal yang masuk akal, atau yang sudah Anda sadari. EffectiveMeetings.com menyarankan Anda untuk tidak mencoba membuat catatan kata demi kata tetapi lebih fokus pada poin yang dibuat, daripada kata-kata yang digunakan oleh presenter.

Penggunaan di masa depan

Setelah pertemuan, periksa catatan Anda dan tambahkan informasi atau detail yang relevan yang Anda lewatkan atau hilangkan sebelumnya. Gaebler.com menyarankan Anda melakukan ini sesegera mungkin saat rapat atau presentasi masih segar di ingatan Anda. Jika Anda membuat catatan dengan pena dan kertas, menyalinnya ke format digital juga membantu memastikan mereka tidak hilang atau hancur, karena file tersebut dapat disimpan ke hard drive komputer Anda, diunggah ke server perusahaan, diemail ke rekan kerja atau diemail disimpan di USB thumb drive.