Pedoman untuk Persiapan Memorandum Antar Kantor

Memorandum adalah dokumen yang membahas orang-orang tertentu di dalam organisasi untuk tujuan mencatat perjanjian, menyampaikan informasi atau mengaktifkan beberapa jenis tindakan. Tujuan memorandum atau memo antar kantor adalah untuk memberi tahu pembaca - bukan untuk membujuk. Keringkasan penting ketika menulis memo karena pembuat keputusan harus mengasimilasi konten dengan cepat dan dapat menggunakan memo sebagai referensi lama setelah ditulis.

Kenali Audiens Anda

Ketika Anda bersiap untuk menulis memo Anda, penting bagi Anda untuk mengetahui audiens Anda. Untuk mengetahui audiens Anda, tanyakan pada diri sendiri beberapa pertanyaan. Siapa mereka? Apakah memo itu akan dibaca oleh pembuat keputusan atau manajer? Mulailah menulis memo dengan bertanya pada diri sendiri apa yang perlu diketahui pembaca. Pertimbangkan posisi dan tanggung jawab pembaca - misalnya, seorang pengacara dapat menggunakan informasi tersebut untuk mempersiapkan kasus pengadilan. Putuskan berapa banyak informasi yang dibutuhkan pembaca sebelum dia dapat membuat keputusan yang baik.

Struktur kalimat

Struktur kalimat Anda harus fokus pada kesederhanaan. Hindari banyak jargon bisnis dan istilah teknis. Tulis dengan jelas dengan memilih kata yang tepat, dan hindari kata-kata yang rumit. Gunakan garis besar untuk membuat Anda tetap teratur dan fokus pada apa yang akan Anda katakan selanjutnya.

Bagian dari Memorandum

Judulnya terdiri dari empat bagian: nama orang yang dituju memo itu, nama penulis, subjek pesan dan tanggal pengiriman. Judul biasanya diberi label "Ke, " "Dari, " "Subjek" dan "Tanggal." Bagian selanjutnya dari memo itu adalah tubuh. Paragraf "pertanyaan disajikan" menyatakan tentang memo itu. Ini juga merinci fakta dan tujuan proyek atau apa yang Anda yakini penting - misalnya, biaya perjalanan ke luar negara. Paragraf "jawaban singkat" menyatakan prediksi Anda. Ini dapat menjawab pertanyaan, merangkum atau memberikan rekomendasi. Nyatakan fakta. "Diskusi" adalah paragraf terbesar dan menyimpulkan memo itu. Di sini Anda masuk ke detail untuk membuktikan apa yang Anda tulis dalam paragraf "jawaban singkat". Jika diskusi Anda rumit dan menganalisis beberapa masalah, pisahkan paragraf menjadi beberapa sub judul.

Proofread

Anda harus merevisi memo itu. Baca memo untuk kesalahan ketik, pastikan Anda tidak salah mengeja apa pun. Sebelum Anda mencetak atau mengirim memo dalam email, periksa struktur kalimat Anda dan baca dengan cermat. Hindari rasa malu mengeja nama seseorang salah atau mengirimnya ke alamat yang salah.