Cara Baik untuk Memulai Surat Bisnis

Pemilik usaha kecil dan karyawannya sering menggunakan surat bisnis untuk berkomunikasi dengan klien, kolega, dan vendor. Surat bisnis digunakan sebagai alat penjualan untuk membantu bisnis memperkenalkan produk dan layanan baru, memulai kemitraan, menghasilkan penjualan, dan memberikan informasi yang bermanfaat kepada pembaca yang dituju. Memilih cara yang paling efektif untuk memulai surat bisnis Anda sangat tergantung pada pembaca Anda dan pesan yang Anda coba sampaikan.

Perkenalkan dirimu

Pemilik usaha kecil sering menulis surat bisnis untuk memperkenalkan diri dan bisnis mereka, kepada organisasi bisnis dan profesional yang ingin mereka bergabung, calon klien, calon mitra bisnis, dan anggota media. Mulailah jenis huruf ini dengan memberikan nama, nama bisnis, dan informasi latar belakang singkat tentang bisnis Anda. Anda memiliki beberapa detik untuk menarik perhatian audiens Anda dan memberi tahu mereka siapa Anda dan apa yang Anda lakukan.

Bertanya

Ajukan pertanyaan yang mungkin ingin dijawab oleh pembaca Anda, apakah Anda menulis kepada kolega atau klien. Pertanyaan tersebut harus mencerminkan solusi yang mungkin dicari oleh pembaca. Dengan mengajukan pertanyaan yang tepat, Anda segera melibatkan pembaca dan membuatnya lebih cenderung untuk terus membaca surat Anda.

Jika Anda membuka surat bisnis Anda dengan sebuah pertanyaan, pastikan konten dalam surat itu memberikan jawaban atas pertanyaan yang Anda tanyakan, atau beberapa jenis solusi. Kalau tidak, surat itu tidak akan memberi hasil yang layak kepada pembaca.

Menyediakan Penelitian Dan Statistik

Mulailah dengan fakta dan tarik pembaca ke dalam surat Anda. Apakah Anda mengutip penjualan kepada calon mitra atau memberikan data yang diteliti kepada pelanggan tentang bahan populer yang Anda gunakan dalam salah satu formula Anda, memulai surat dengan penelitian dan statistik memberikan kredibilitas ke seluruh surat Anda. Hindari menggunakan bahasa yang tidak dimengerti oleh pembaca biasa; hapus jargon dan cukup nyatakan fakta di paragraf pengantar Anda.

Gunakan Judul

Berita dalam publikasi, online dan offline, menggunakan berita utama untuk menarik perhatian audiens mereka. Pengiklan menggunakan pendekatan yang sama ketika mempromosikan produk mereka ke pasar target mereka dalam kampanye iklan. Menulis surat bisnis tidak berbeda; terapkan teknik ini saat Anda memulai bisnis berikutnya dengan lebih baik.

Buat judul berita yang berani dan menarik yang memperkenalkan pembaca pada topik surat Anda. Cynthia Perun, penulis yang berkontribusi untuk "Pengusaha, " mencatat bahwa ketika menyajikan informasi penting, berita utama bisa sepanjang tiga atau empat kalimat.