Sasaran & Tujuan dalam Layanan Pelanggan di Call Center

Konsumen yang menghubungi departemen layanan pelanggan dari call center Anda biasanya adalah individu yang memiliki masalah, masalah atau keluhan dan mencari bantuan. Menangani orang-orang ini dengan cara yang tepat dapat membantu memastikan pelanggan Anda tetap puas, pembeli berulang yang berbicara baik tentang perusahaan Anda. Mengabaikan penelepon atau memaksa mereka untuk menunggu dalam waktu yang lama dapat menghasilkan citra negatif tentang perusahaan Anda dan produk serta layanannya.

Panggilan Segera Terjawab

Pelanggan yang frustrasi hanya akan menjadi lebih gelisah jika dipaksa menunggu beberapa saat untuk perwakilan pusat layanan pelanggan. Berusaha untuk menjawab panggilan sesegera mungkin dan menawarkan pelanggan pilihan otomatis, seperti akses ke pertanyaan yang sering diajukan yang dapat mengatasi masalah panggilan umum. Berikan juga opsi kepada penelepon untuk meninggalkan pesan atau terhubung dengan operator online melalui situs web perusahaan Anda.

Staf Layanan Pelanggan yang berpengetahuan luas

Latih perwakilan pusat layanan pelanggan Anda dengan tepat sehingga mereka dapat mengatasi dan menyelesaikan masalah panggilan yang paling sering. Perwakilan perusahaan yang harus terus-menerus menahan penelepon, berkonsultasi dengan manajer atau sebaliknya membuat pelanggan menunggu, atau yang memberikan informasi yang tidak akurat, hanya akan memperburuk situasi. Secara teratur latih perwakilan call center Anda dan gunakan penggunaan aktivitas bermain peran untuk memastikan tingkat layanan berkualitas tinggi.

Resolusi Kekhawatiran Pelanggan

Sasaran dari pusat panggilan layanan pelanggan harus untuk secara memadai menyelesaikan kekhawatiran pemanggil selama upaya percakapan pertama. Seorang pelanggan yang terputus, memiliki masalah yang tidak terselesaikan, atau jika tidak, merasa tidak puas dapat berbicara negatif tentang perusahaan Anda dan tidak mungkin menjadi pelanggan tetap. Jika percakapan lanjutan diperlukan, pastikan segera ditangani. Tanyakan kepada pelanggan apakah panggilan mereka diselesaikan untuk kepuasan mereka untuk memastikan tingkat layanan Anda tetap tinggi.

Representasi Perusahaan yang Baik

Pelanggan yang menghubungi saluran layanan pelanggan pusat panggilan Anda akan mendasarkan persepsinya tentang perusahaan dan produk dan layanan Anda pada perhatian yang ia dapatkan dari perwakilan yang ia ajak bicara. Pastikan staf call center Anda sopan, sopan dan mampu dan mau menunjukkan empati kepada penelepon. Staf yang impersonal, tiba-tiba atau kasar akan memberi penelepon citra negatif perusahaan Anda dan dapat merusak bisnis Anda. Jangan izinkan perwakilan berdebat dengan pelanggan, buru-buru menelepon, atau layanan yang buruk.