Kebijakan & Prosedur Umum Perusahaan

Bisakah Anda menggambarkan bisnis Anda sebagai organisasi yang cair? Staf Anda harus menyesuaikan tindakan mereka dengan situasi yang berbeda sambil mengikuti aturan umum yang Anda buat untuk tempat kerja. Memiliki manual kebijakan dan prosedur yang dapat dirujuk oleh karyawan di media cetak atau online akan membantu karyawan membuat keputusan rutin dan manajerial tanpa berkonsultasi dengan Anda, kecuali Anda ingin berkonsultasi terlebih dahulu.

Komunikasi dan Konsistensi Eksplisit

Dua tujuan utama Anda dalam mengembangkan kebijakan dan prosedur perusahaan adalah menetapkan harapan yang jelas dan memperoleh hasil yang konsisten dari staf Anda. Kebijakan tersebut harus memberi karyawan Anda pernyataan luas tentang posisi Anda pada satu atau lebih aspek organisasi. Anda menggunakan prosedur untuk menjelaskan rincian kebijakan, seperti bagaimana karyawan harus menerapkan kebijakan melalui tindakan atau keputusan. Anda dapat memberikan beberapa detail untuk berbagai situasi di mana kebijakan mungkin berlaku.

Mendefinisikan Proses

Jelaskan pekerjaan yang dilakukan orang di perusahaan Anda secara konkret, bahkan menggunakan daftar, diagram, dan bagan untuk meningkatkan deskripsi proses kerja Anda. Jika Anda akan menggunakan prosedur untuk menentukan proses kerja, penting untuk lebih spesifik. Jelaskan langkah-langkah dalam proses menggunakan bahasa sederhana dan berikan contoh bila perlu. Jika staf Anda memiliki kemampuan membaca yang luas, kebijakan dan prosedur Anda harus ditulis untuk pembaca rata-rata. Ini membantu untuk memikirkan beberapa tugas sebagai bagian dari sistem yang lebih besar. Di peternakan sapi perah, ada tiga jenis sistem: sistem pengumpulan susu, sistem pemberian makan sapi dan sistem pengelolaan limbah, menurut Penn State University Cooperative Extension.

Meliputi Operasi Besar

Pemilik bisnis dapat memutuskan untuk menulis daftar area operasional yang memerlukan kebijakan dan prosedur tertulis. Beberapa diharuskan oleh hukum, seperti prosedur kesehatan dan keselamatan yang disyaratkan oleh Administrasi Keselamatan dan Kesehatan Kerja AS. Manual harus mencakup kebijakan khusus untuk kegiatan sumber daya manusia. Karyawan harus dapat menemukan informasi dalam manual Anda dengan mudah. Bantu mereka dengan memasukkan daftar isi dan indeks. Juga, pertimbangkan untuk menambahkan ilustrasi, alat bantu kerja, referensi dan sumber informasi lainnya, bahkan jika Anda harus membuat lampiran pada manual.

Menemukan Saldo

Beberapa pemilik bisnis lebih condong ke manajemen mikro daripada yang lain. Jika Anda memiliki kecenderungan ini, Anda mungkin mengembangkan terlalu banyak kebijakan dan prosedur. Karyawan bisa merasa kesulitan untuk membaca manual dengan konten yang terlalu banyak. Anda hanya ingin memasukkan apa yang perlu diketahui karyawan. Pengusaha dan penulis Margaret Heffernan menulis di kolom Inc-nya bahwa satu tempat dia bekerja memiliki "aturan untuk memesan alat tulis, menggunakan ruang makan siang, membersihkan kulkas, dan mendaur ulang kaleng soda." Prosedur semacam ini tidak termasuk dalam manual operasi bisnis. Anda dapat meminta bantuan karyawan tepercaya untuk membantu Anda mengeluarkan aturan yang tidak sesuai dengan manual.

Pesan Populer