Prinsip GAAP untuk Prosedur Pengendalian Internal

Prinsip akuntansi yang berlaku umum, atau GAAP, menetapkan standar akuntansi yang harus diikuti oleh perusahaan Amerika Serikat. Kontrol internal dirancang untuk mencegah penipuan dan kesalahan administrasi yang dapat membahayakan keakuratan laporan keuangan perusahaan. Kontrol internal yang solid juga dapat mengurangi kerugian akibat pencurian aset perusahaan dan mengidentifikasi karyawan yang berkinerja buruk. Kontrol ini harus diterapkan oleh perusahaan sebelum informasi keuangan diberikan kepada auditor eksternal, kreditur atau investor.

Pemisahan tugas

Memisahkan tugas di antara karyawan yang berbeda mengurangi peluang bagi satu orang untuk melakukan penipuan. Ini juga menciptakan prosedur periksa ulang untuk mengurangi kesalahan administrasi. Karyawan yang menangani pencatatan tidak boleh memiliki hak asuh fisik atas aset tersebut. Misalnya, orang yang bertanggung jawab untuk rekonsiliasi bank tidak boleh juga menerima pembayaran dari pelanggan atau menyiapkan deposito bank.

Mengakses

Kontrol fisik memastikan bahwa hanya karyawan yang berwenang yang dapat mengakses aset perusahaan. Beberapa kontrol umum termasuk kotak kunci untuk kas kecil, kartu kunci untuk gudang dan kode sandi unik untuk karyawan yang menggunakan register kas. Kontrol ini juga dapat berupa digital, seperti memerlukan kata sandi untuk mengakses sistem komputer perusahaan.

Otorisasi

Perusahaan Anda juga harus mengembangkan prosedur tertulis khusus untuk transaksi keuangan, termasuk daftar orang-orang yang berwenang untuk menyetujui setiap jenis transaksi. Anda dapat membuat daftar transaksi standar dan jumlah yang dapat diterima, kemudian meminta persetujuan manajer untuk melampaui batas ini. Persetujuan harus ditinjau untuk memastikan manajer tidak mengizinkan transaksi penipuan. Transaksi besar mungkin memerlukan persetujuan dari lebih dari satu orang. Misalnya, Anda dapat mengizinkan semua karyawan untuk melakukan pesanan pembelian di bawah $ 5.000 dan memerlukan persetujuan manajer untuk jumlah berapapun ini. Tingkat senioritas yang diperlukan untuk persetujuan harus naik ketika jumlah dolar meningkat.

Pencatatan

Semua laporan keuangan harus didukung oleh laporan buku besar umum atau jadwal tambahan. Anda juga dapat mengurangi penipuan dan kesalahan tidak disengaja dengan menggunakan formulir standar untuk transaksi keuangan bila memungkinkan, seperti pesanan pembelian atau faktur penjualan. Formulir ini harus diberi nomor urut sehingga Anda dapat mengidentifikasi formulir yang hilang dalam urutan atau formulir baru yang digunakan untuk memutakhirkan transaksi yang sebelumnya tidak didokumentasikan.

Verifikasi

Seorang penyelia harus secara berkala memeriksa semua akun buku besar utama untuk akurasi. Supervisor harus seorang karyawan yang tidak terlibat dalam menyiapkan laporan. Beberapa perusahaan juga mempekerjakan auditor internal untuk memverifikasi persetujuan penyelia. Pegawai peninjau harus menandatangani dan memberi tanggal pada dokumen sebagai bukti persetujuannya. Pengawas juga harus melihat metrik keuangan yang relevan untuk menemukan area yang mungkin mengalami masalah efisiensi. Ini mungkin indikasi penipuan atau transaksi yang tidak dicatat dengan benar.