Pembukaan yang Ramah untuk Surat Bisnis

Ketika kebanyakan orang duduk untuk menulis surat bisnis, kecenderungan pertama mereka adalah menulis secara formal - terkadang terlalu formal. Walaupun surat bisnis harus profesional dan sopan, surat itu tidak harus terlalu kaku sehingga membacanya canggung, atau lebih buruk lagi, Anda menganggapnya kasar dan tidak penting. Pembukaan ramah untuk surat bisnis Anda dapat membantu Anda menghindari ini dengan menambahkan beberapa kepribadian ke komunikasi Anda. Ini juga sering merupakan cara untuk menunjukkan kepada penerima surat bahwa Anda peduli padanya, dan bukan hanya kebutuhan Anda berkomunikasi dalam surat itu.

Salam Ramah

Apa yang oleh sebagian besar orang disebut "pembukaan ramah" biasanya adalah baris pertama teks setelah salam. Namun, salam itu sendiri dapat membantu Anda mengatur surat Anda untuk awal yang ramah. Anda harus selalu mengalamatkan penerima seperti yang Anda inginkan jika Anda melihatnya: nama depan jika Anda memiliki istilah yang akrab, dan judul dan nama belakang jika Anda tidak atau jika Anda tidak mengenalnya. Namun, dapat diterima untuk menggunakan " Halo " alih-alih salam yang lebih formal jika Anda mengenal orang itu dengan baik atau jika konten surat itu tidak membuat salam ini canggung.

Misalnya, "Halo Michelle, " sesuai dalam surat pengantar. Itu tidak akan ada dalam surat penolakan.

Personalisasi Saat Tepat

Dalam kebanyakan kasus, Anda harus membatasi pembukaan persahabatan Anda untuk satu kalimat setelah salam. Kemudian langsung ke titik dengan menulis sesuatu seperti, " Saya menulis untuk menanyakan tentang ... " Namun, jika Anda tahu orang yang Anda tulis dengan baik dan Anda ingin mencurahkan beberapa baris untuk acara pribadi dalam hidupnya, merasa bebas untuk melakukannya. Misalnya, Anda dapat menulis, " Saya senang mendengar tentang promosi Anda menjadi manajer. Saya pikir Anda sempurna untuk pekerjaan itu." Contoh lain adalah, " Saya harap perjalanan Anda ke Spanyol adalah semua yang Anda pikir akan terjadi. Saya akan senang melihat foto segera. "

Mulailah dengan Ucapan Terima Kasih

Ada beberapa cara berbeda untuk memulai surat dengan ramah. Jika Anda mengenal orang yang Anda tulis, coba pikirkan sesuatu yang dia sebutkan selama percakapan Anda sebelumnya bersama dan gunakan sebagai pembuka; ini menunjukkan kepadanya bahwa Anda peduli dan memperhatikan detail. Jika Anda tidak mengenal orang itu dengan baik atau tidak sama sekali, Anda mungkin ingin memulai dengan berterima kasih padanya. Misalnya, Anda dapat menulis, " Terima kasih telah mengizinkan saya mengirimi Anda laporan saya untuk ditinjau. "

Hal-hal yang Harus Dihindari

Jangan menyembur atau bersikap terlalu sopan. Menggunakan kata-kata seperti "tolong" dan "terima kasih" baik-baik saja, tetapi Anda harus membatasi mereka sehingga penerima Anda tidak berpikir Anda kurang percaya diri dan surat Anda terdengar profesional, tidak seperti mengemis.

Jangan gunakan kalimat pertama Anda untuk berbicara tentang acara pribadi yang seharusnya tidak Anda ketahui atau yang sensitif. Berita kantor besar - seperti promosi, pernikahan atau bayi baru - baik-baik saja, tetapi jangan bertanya kepada bos Anda bagaimana liburan akhir pekannya ke Maine kecuali dia berbicara kepada Anda tentang pergi. Jangan menambahkan detail tentang diri Anda dan hidup Anda kecuali jika Anda mengenal orang itu dengan baik atau dia telah bertanya dalam surat sebelumnya.