Kebijakan Ketepatan Waktu Federal untuk Kontraktor Pemerintah

Kontrak dengan pemerintah memberlakukan persyaratan yang biasanya tidak ditemukan di pasar komersial. Kontraktor pemerintah harus mematuhi peraturan dan prosedur tambahan untuk memenuhi syarat untuk proses pengadaan federal dan mempertahankan status mereka. Kebijakan ketepatan waktu Federal tercantum dalam Peraturan Akuisisi Federal dan persyaratan Badan Audit Kontrak Pertahanan. Mereka menyentuh sistem manual dan elektronik untuk melacak penggunaan tenaga kerja pada kontrak pemerintah, karena merupakan pendorong biaya tunggal terbesar dan memiliki dampak langsung pada total biaya proyek.

Ketepatan Waktu Manual

Terlepas dari meningkatnya penggunaan sistem elektronik, kriteria pemerintah federal untuk ketepatan waktu sebagian besar masih didasarkan pada praktik manual. Pemerintah federal mewajibkan perusahaan yang berusaha membuat kontrak dengannya untuk mengadopsi praktik ketepatan waktu manual yang dapat diterima, seperti karyawan yang secara pribadi mencatat waktu yang tertera pada pekerjaan dengan tinta. Pengawas dan administrator tidak dapat menyelesaikan lembar waktu atas nama karyawan mana pun kecuali ada alasan kuat untuk melakukannya, seperti karyawan yang sakit atau bepergian untuk bertugas. Karyawan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa lembar waktunya diisi dengan akurat. Pengawas kemudian harus menandatangani dan menyetujui informasi sebelum dokumen dapat diserahkan untuk pembayaran.

Sistem Elektronik

Perusahaan yang ingin memenuhi syarat untuk tawaran kontrak pemerintah perlu menunjukkan kebijakan pengendalian internal yang memadai, terutama ketika menggunakan sistem ketepatan waktu elektronik. Karyawan harus mengakses lembar waktu mereka menggunakan perlindungan kata sandi yang aman dan menjaga kontrol pribadi dari lembar waktu mereka sehingga tidak ada perubahan yang tidak disetujui dapat dilakukan. Mereka kemudian diharuskan untuk membuat entri harian dari semua jam mereka telah bekerja, apakah mereka telah dibayar atau tidak, tetapi tidak boleh membuat entri atau biaya untuk tenaga kerja sebelum bekerja. Selama proses audit, DCAA biasanya ingin memeriksa log sistem untuk memverifikasi orang yang mengakses sistem dan alasan untuk akses tersebut. Jika ada kesalahan, audit akan berusaha menentukan bagaimana penanganannya.

Kebijakan Tertulis

Kontraktor pemerintah harus memiliki kebijakan ketepatan waktu tertulis yang komprehensif yang menunjukkan praktik perusahaan dan kepatuhan terhadap persyaratan pemerintah federal. Perusahaan harus memiliki kebijakan tertulis terkait persiapan lembar waktu dan mendokumentasikan bagaimana karyawan dilatih tentang penggunaannya. Perusahaan harus memiliki kebijakan tertulis yang berkaitan dengan kode biaya waktu, yang merupakan kode yang digunakan karyawan untuk menetapkan waktu yang akan ditagih untuk kontrak pemerintah tertentu dan merupakan dasar untuk menghitung total biaya tenaga kerja pada proyek. Perusahaan harus dalam posisi untuk menghasilkan bukti audit berkala atau pengecekan lantai untuk memantau kepatuhan dengan persyaratan ketepatan waktu federal.

Kegagalan untuk Mematuhi

Perusahaan yang tidak memenuhi kebijakan dan persyaratan ketepatan waktu federal dan perusahaan yang kemudian gagal memenuhi standar yang ditetapkan akan didiskualifikasi dari keikutsertaannya dalam kontraktor pemerintah. Memalsukan time sheet adalah pelanggaran pidana berdasarkan False Claims Act. Karyawan yang melakukannya bertanggung jawab atas tindakan pidana sementara perusahaan dilarang masuk dari kontrak pemerintah. Selain itu, kontraktor pemerintah yang terlibat dalam sistem pengisian tenaga kerja curang juga membuka diri terhadap pertanggungjawaban pidana dan penuntutan. Selain itu, semua pihak yang curang tunduk pada proses perdata berdasarkan Undang-Undang, di mana hukumannya adalah denda, hukuman penjara, dan ganti rugi hingga tiga kali lipat yang ditanggung pemerintah federal dalam pembayaran penipuan.