Prosedur Akuntansi Hibah Federal

Setelah Anda menerima hibah federal dari agen mana pun, Anda dapat mengisi dokumen, menyimpan catatan dengan hati-hati selama siklus hibah Anda, dan mendokumentasikan semua program dan prosedur yang Anda ikuti saat menggunakan uang hibah. Kegagalan untuk mengikuti pedoman federal dapat menyebabkan pengurangan uang hibah, kehilangan dana hibah lebih lanjut atau biaya yang dikaitkan dengan organisasi Anda sendiri.

Pertahankan Prosedur Akuntansi yang Solid

Penerima hibah harus mengembangkan dan memelihara prosedur akuntansi yang dapat diprediksi dan dapat diterapkan yang dengan jelas memisahkan dana hibah dan pengeluaran dari sumber pendanaan lainnya. Hibah federal mengharuskan penerima untuk mengikuti prosedur akuntansi yang secara umum dapat diterima, atau GAAP. Tetapkan prosedur akuntansi yang kuat yang memperhitungkan semua pengeluaran Anda bahkan sebelum Anda menerima hibah federal.

Dokumentasikan Setiap Langkah Pengeluaran Anda

Simpan dokumentasi semua pengeluaran Anda untuk tujuan akuntansi federal. Kartu waktu harus ditandatangani dan disetujui oleh manajemen jika mereka ditagih ke akun hibah. Bukti kelayakan penerima hibah Anda harus didokumentasikan dan disimpan. Kebijakan akuntansi tertulis Anda harus dapat diakses oleh auditor federal kapan saja. Simpan faktur asli, formulir persetujuan pengeluaran, periksa otorisasi dan terima tanda tangan.

Build in Fail-Safes

Prosedur gagal-aman dapat membantu Anda menghindari masalah dengan agen-agen pendanaan federal. Bangun kontrol internal yang mengharuskan organisasi Anda menyimpan file terpisah untuk semua program hibah Anda, simpan salinan semua dokumentasi hibah pada file agar mudah diakses dan atur ulasan untuk memastikan pengeluaran tidak melebihi alokasi hibah di satu area. Membutuhkan penjelasan untuk semua pengeluaran serta tanda tangan pengawasan. Kembangkan kontrol untuk melacak dan memperhitungkan pengeluaran tunai, dan tunjuk satu orang untuk memiliki keputusan akhir atas semua pengeluaran.

Kembangkan dan Ikuti Anggaran

Anda akan dapat berpegang pada parameter hibah jika Anda mengembangkan dan mengikuti anggaran yang ketat dan secara teratur mengaudit berbagai akun. Bandingkan pengeluaran Anda yang sebenarnya dengan anggaran setiap bulan, dan segera lakukan koreksi yang berdampak pada keseluruhan anggaran. Tetapkan jadwal untuk tinjauan anggaran dan patuhi itu sehingga Anda dapat menjawab pertanyaan audit dengan informasi terbaru kapan pun mereka diminta. Ketika mengajukan permohonan hibah, Anda harus menunjukkan kepada lembaga pendanaan bahwa Anda memiliki anggaran operasional dan rencana yang jelas untuk dana hibah. Prosedur akuntansi hibah federal mengharuskan Anda untuk tetap berpegang pada angka-angka itu ketika Anda menerima uang hibah.