Fitur Sistem Penggajian

Karena penggajiannya sangat kompleks, dapat mengambil jam dari bisnis inti Anda dan menyebabkan kesalahan mahal, banyak pemilik usaha kecil bergantung pada akuntan mereka, sistem perangkat lunak otomatis atau kontraktor pihak ketiga untuk mengurusnya. Apa pun layanan yang Anda pilih, fitur-fiturnya dapat dan harus disesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda. Sistem penggajian yang paling efektif menawarkan keuntungan dalam hal waktu, biaya, ketepatan dan pengorganisasian.

Ketepatan

Sistem penggajian Anda harus dapat mengakomodasi karyawan Anda dan berbagai jam kerjanya. Setelah sistem yang baik ada, Anda akan memiliki catatan akurat tentang jam kerja karyawan Anda. Sistem otomatis meminimalkan kemungkinan kesalahan manusia, karena satu-satunya faktor nyata adalah apakah karyawan ingat untuk masuk dan keluar. Namun, seorang akuntan atau pemegang buku di-rumah, dapat dengan mudah melakukan koreksi ketika karyawan lupa jam makan siang atau ketika jam waktu Anda rusak. Sistem penggajian berfungsi sebagai pihak ketiga netral yang secara akurat mencatat jam kerja saat Anda melakukan outsourcing fungsi penggajian Anda.

Pengurangan

Sistem penggajian tidak hanya mencatat jam kerja dan membayar. Mereka harus dibentuk untuk operasi yang lebih kompleks, seperti pengurangan untuk tujuan pajak dan manfaat. Antara pajak negara bagian dan federal, Medicare dan Jaminan Sosial, ditambah rencana manfaat apa pun yang dikontribusikan setiap karyawan, diperlukan sejumlah besar perhitungan. Sebagian besar sistem penggajian dapat disesuaikan untuk mengakomodasi kebutuhan pajak dan tunjangan Anda dan dapat disesuaikan lebih lanjut dengan keadaan spesifik setiap karyawan. Personel penggajian in-house dan kontraktor luar harus benar-benar memiliki pengetahuan tentang pemotongan mana yang diharuskan oleh undang-undang. Bagaimanapun sistem penggajian yang Anda gunakan, Anda pada akhirnya bertanggung jawab atas pelaporan dan pembayaran pajak penggajian yang akurat.

Pencatatan

Fitur lain dari sistem penggajian adalah dapat digunakan untuk menyimpan catatan yang terperinci dan akurat. Catatan-catatan ini dapat disimpan dalam basis data utama di situs, online atau di fasilitas penyimpanan catatan luar. Pencatatan dapat membantu Anda memantau tren seperti berapa banyak uang lembur yang Anda bayarkan dan berapa banyak karyawan yang berpartisipasi dalam rencana pensiun perusahaan Anda. Catatan juga memastikan bahwa Anda mematuhi semua undang-undang yang relevan dan dapat mempersiapkan Anda untuk audit atau segala jenis penyelidikan bisnis Anda ketika Anda mengatur sistem Anda untuk memantau aktivitas-aktivitas tersebut. Sistem penggajian yang secara akurat menyimpan jam membuat persiapan pajak akhir tahun lebih lancar juga.

Pelurusan

Sistem penggajian otomatis dapat membantu menghilangkan kesibukan dengan merampingkan seluruh proses penjadwalan, pencatatan dan pembayaran. Karyawan dapat mengakses catatan mereka, mencetak potongan pembayaran dan, dalam beberapa kasus, mengajukan permintaan untuk cuti melalui sistem penggajian otomatis. Semua sistem penggajian yang efektif dapat distandarisasi dan disederhanakan dengan arahan di muka. Anda dapat mengarahkan administrator pihak ketiga, sistem otomatis, dan pemegang buku in-house untuk menyetor pendapatan langsung ke rekening bank karyawan, sehingga tidak perlu Anda menulis cek pribadi. Anda dapat mengotomatiskan sistem untuk memberi tahu Anda ketika karyawan akan menerima upah lembur atau ketika karyawan melewati sejumlah waktu istirahat yang dialokasikan, berapa persen dari 401 (k) pembayaran yang sesuai yang Anda izinkan dan berapa banyak yang harus diambil untuk premi perawatan kesehatan.