Contoh Six Sigma dalam Komunikasi

Six Sigma adalah konsep kontrol kualitas yang luas yang bertujuan untuk mengurangi cacat hingga enam standar deviasi antara kualitas produk rata-rata dan batas spesifikasi. Ini adalah metodologi yang sangat numerik dan berbasis data untuk kontrol kualitas. Menerapkan metodologi Six Sigma membutuhkan komunikasi yang sangat baik di antara semua anggota organisasi.

Kekhawatiran Karyawan

Six Sigma tidak diimplementasikan melalui gaya manajemen top-down. Sebaliknya, ia menyebarkan otoritas secara luas ke seluruh organisasi dan menekankan inisiatif individu. Karena itu, Six Sigma mengharuskan karyawan untuk menyuarakan keprihatinan mereka atas implementasinya dan mengharuskan manajemen untuk secara efektif mengatasi masalah tersebut. Karyawan harus sepenuhnya memahami cara kerja Six Sigma dan bagaimana Six Sigma, meskipun inisiatif produksi, berlaku untuk semua aspek bisnis, baik terkait langsung dengan produksi maupun tidak. Mereka harus memahami bagaimana Six Sigma bermanfaat bagi mereka dan pelanggan mereka dan bagaimana tepatnya itu akan diterapkan pada keadaan khusus perusahaan.

Gaya Komunikasi

Presentasi Six Sigma harus dimodifikasi untuk audiens target yang berbeda - departemen penelitian dan pengembangan mungkin mendapat manfaat dari presentasi yang berbeda dari departemen akuntansi, misalnya. Presentasi harus menetapkan kebutuhan akan Six Sigma, menyajikan visi yang menarik, mengembangkan strategi, dan terus mengukur dan melaporkan hasil. Komunikasi harus jelas, singkat, berkelanjutan dan berkesinambungan di semua departemen menggunakan berbagai media. Meskipun manajemen bertanggung jawab untuk mengatur nada, karyawan peringkat harus didorong untuk menyuarakan pandangan mereka, dan komunikasi harus dibuat seinteraktif mungkin.

Sarana Komunikasi

Pertemuan tatap muka adalah sarana komunikasi yang paling berguna jika memungkinkan. Cara lain termasuk pamflet, buletin, papan buletin komputer, email, telepon hotline, acara pengakuan tonggak, survei karyawan dan peluang untuk umpan balik karyawan anonim. Secara umum, semakin banyak sarana komunikasi yang digunakan, semakin baik.

Menghormati

Saling menghormati adalah kualitas tidak berwujud yang menentukan apakah inisiatif Six Sigma berhasil atau gagal. Penghargaan dimulai di puncak - manajemen harus mengatur nada dengan menghormati bawahan dan mendorong anggota tim untuk saling menghormati. Rasa hormat dalam konteks Six Sigma berarti menoleransi keragaman pendapat dan "menyetujui untuk tidak setuju" bila perlu, sehingga ketidaksepakatan internal tidak menghalangi tim untuk bergerak maju. Ini juga berarti menolak untuk mentolerir politik kantor dan bentuk sabotase yang halus, bahkan jika itu berarti mengeluarkan anggota tertentu dari tim.