Cara Berbeda untuk Mengarsipkan Dokumen di Kabinet Arsip

Akses cepat ke catatan bisnis penting Anda meningkatkan produktivitas dan juga dapat membantu Anda selamat dari pemeriksaan pajak. Dua pertimbangan terpenting untuk merancang sistem kabinet file untuk dokumen adalah kebutuhan informasi harian dan jangka panjang Anda. Namun, sistem pengarsipan dokumen Anda seharusnya tidak terlalu rumit sehingga tidak ada seorang pun jika kantor Anda dapat menggunakannya dengan benar.

Sistem Pengarsipan Alfabet

Mengarsipkan dokumen secara alfabetis adalah sistem yang sederhana dan sudah terbukti waktu. Nama setiap folder file sesuai dengan nama setiap dokumen. Banyak bisnis menggunakan menggantung file folder dengan tab atau pembagi laci file yang sudah dicetak untuk memisahkan folder di bawah setiap judul alfabet. Salah satu kelemahan sistem alfabetis adalah sering diperlukan indeks untuk melacak sejumlah besar dokumen.

Kategori Sistem Pengarsipan

Gunakan divisi dan fungsi bisnis Anda sebagai dasar untuk sistem pengarsipan kategori. Pertimbangkan mulai dengan empat atau lima fungsi utama, seperti personalia, keuangan, administrasi, pemasaran, dan data pelanggan. Dengan sistem kategorikal, Anda dapat memasukkan sub-topik seperti personel saat ini dan personel tidak aktif. Anda dapat membagi kategori keuangan Anda menjadi pengeluaran dan pendapatan, atau piutang dan pembayaran.

Sistem Pengarsipan Berbasis Tanggal

Mengarsipkan dokumen berdasarkan tanggal memungkinkan Anda menemukan informasi yang dibuat pada waktu tertentu. Bagian file tahunan adalah dasar dari sistem pengarsipan berbasis tanggal, dan setiap bulan dalam setahun adalah subbagian dari sistem ini. Dengan metode ini, bisnis biasanya menyimpan file-file terbaru di depan bagian tahunan dan bulanan. Saat Anda menggunakan sistem ini, Anda harus membuat sistem untuk melacak dokumen mana yang sesuai dengan bulan dan tahun apa.

Sistem Pengarsipan Angka

Bisnis yang terutama menghasilkan dokumen bernomor, seperti faktur, sering membuat sistem pengarsipan numerik yang menyimpan file menggunakan nomor dokumen yang ditetapkan. Dengan sistem file ini, elemen penting memberi label pada masing-masing laci lemari file dengan urutan angka yang dikandungnya. Sistem ini mungkin juga memerlukan indeks untuk akses cepat.

Menggabungkan Beberapa Sistem Pengarsipan

Kelemahan umum dari sistem pengarsipan menurut abjad, kronologis, atau kategoris mungkin menghambat pengambilan dokumen Anda. Untuk mencapai efisiensi yang diinginkan, bisnis sering menggabungkan elemen dari dua atau lebih sistem pengarsipan. Anda dapat meningkatkan sistem kategorikal dengan membuat sub-alfabet atau tanggal. Subtopik atau kategori yang sesuai dengan fungsi utama bisnis Anda dapat meningkatkan efisiensi sistem pengarsipan kronologis.

Hal-hal yang Perlu Dipertimbangkan

Terlepas dari sistem mana yang Anda laksanakan, pertimbangkan untuk membuat area dokumen yang diarsipkan untuk memisahkan dokumen saat ini dan yang sering digunakan dari yang Anda simpan untuk referensi. Untuk keamanan bisnis dan pemulihan bencana, Anda mungkin juga ingin menyimpan dokumen penting legal, kontrak, dan pajak di fasilitas penyimpanan offsite yang aman. Untuk memfasilitasi referensi cepat, pindai dokumen-dokumen ini. Batasi akses tidak sah ke versi digital Anda dengan kata sandi dan enkripsi.