Contoh Rencana Proyek Microsoft

Microsoft Project, perangkat lunak manajemen proyek Microsoft, adalah rangkaian perangkat lunak komprehensif yang memungkinkan pengawasan proyek secara penuh dan mudah melalui pengembangan rencana proyek. Rencana ini memungkinkan manajer untuk menetapkan tugas dan tonggak proyek, menetapkan sumber daya, mengidentifikasi dependensi tugas, dan memperkirakan durasi fase, menjadikan perangkat lunak alat yang berguna untuk beberapa jenis proyek, dari proyek konstruksi dan pemasaran hingga pembuatan dan upaya artistik. Suite ini memungkinkan para manajer untuk mengatur diri mereka sendiri dan mengantisipasi komplikasi di semua proyek contoh tersebut.

Membuat Tugas untuk Rencana Proyek Pemasaran

Proyek-proyek baru dapat tampak agak menakutkan pada awalnya, dengan tujuan yang ambisius dan jauh nampaknya hampir tidak dapat diraih. Microsoft Project, bagaimanapun, membantu membagi proyek-proyek besar menjadi serangkaian tugas yang lebih kecil, membuat proyek jauh lebih mudah untuk dikelola dan diimplementasikan. Dalam kasus hipotetis kampanye pemasaran Web, rencana proyek akan membagi kampanye menjadi bagian-bagian penyusunnya, seperti optimisasi mesin pencari, pemasaran media sosial, desain ulang situs web, dan program afiliasi. Masing-masing bidang yang luas ini dapat dibagi lagi menjadi tugas-tugas yang lebih kecil, seperti "menyiapkan riset pasar pada situs web yang bersaing, " "mendapatkan penawaran untuk situs web baru" dan "mock-up desain baru" di bawah bagian desain ulang situs web. Proyek Microsoft juga memungkinkan pengguna untuk "indent" dan "outdent" tugas untuk membuat hierarki penting untuk keseluruhan proyek dan menyebut set selesai semua tugas "struktur rincian pekerjaan".

Menetapkan Sumber Daya untuk Rencana Proyek Film

Setelah sebuah proyek dibagi menjadi tugas-tugas penyusunnya, Microsoft Project memungkinkan pengguna untuk menetapkan sumber daya untuk setiap tugas. Sumberdaya mencakup semuanya, mulai dari aset keuangan hingga peralatan dan karyawan. Untuk menggunakan proyek film sebagai contoh, rencana proyek akan menetapkan kamera dan peralatan pembuatan film, anggaran, dan teknisi yang berbeda untuk setiap lokasi pengambilan gambar, di mana setiap pengambilan akan menjadi tugas dengan sumber daya yang ditugaskan sendiri. Skema organisasi ini memungkinkan manajer proyek untuk memvisualisasikan kebutuhan sumber daya mereka dengan lebih baik, mendistribusikan sumber daya yang tersedia secara efektif, dan menyesuaikan anggaran.

Memperkirakan Durasi Tugas untuk Pembuatan

Dalam kasus proyek manufaktur, di mana pabrik baru saja menerima pesanan untuk 800 lampu kilat, rencana proyek lengkap juga mencakup perkiraan jumlah pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dan durasi proyek yang diharapkan hingga pengiriman. Jika diperlukan satu jam untuk membuat bola lampu, proyek membutuhkan 800 jam kerja, persyaratan kerja untuk proyek. Durasi proyek kemudian ditentukan oleh alokasi sumber daya untuk pekerjaan tersebut. Jika 10 karyawan, masing-masing bekerja delapan jam sehari, berpartisipasi dalam proyek ini, maka pabrik menghasilkan 80 bola lampu sehari dan durasi proyek penuh adalah 10 hari kerja. Perkiraan rencana proyek ini membantu menentukan dampak dari alokasi sumber daya yang berbeda dan memungkinkan pengiriman proyek tepat waktu.

Mengidentifikasi Ketergantungan Tugas dalam Rencana Proyek Konstruksi

Tidak semua tugas dapat diselesaikan secara bersamaan di sebagian besar proyek. Dalam kasus proyek konstruksi, misalnya, tukang kayu tidak dapat memasang jendela di rumah sampai pembangun telah menyelesaikan dinding di sekitar jendela. Hubungan ini disebut "dependensi" di Microsoft Project dan rencana proyek memungkinkan Anda untuk mewakili hubungan ini melalui grafik gantt visual. Pada dasarnya, bagan gantt mengambil durasi yang dinyatakan dari setiap tugas dan, setiap kali pengguna telah mengindikasikan ketergantungan antara fase, mengatur tugas untuk menjelaskan bahwa seseorang tidak dapat memulai sampai yang terakhir telah selesai. Organisasi berurutan ini memungkinkan manajer untuk mengantisipasi potensi keterlambatan dan menyiapkan tabel waktu yang realistis untuk proyek dengan banyak ketergantungan. Untuk kembali ke contoh, jika penyelesaian dinding membutuhkan waktu empat minggu dan merupakan prasyarat yang diperlukan untuk proses pemasangan windows selama dua minggu, maka proses penuh membutuhkan enam minggu dan keterlambatan dalam tugas pertama akan menghasilkan penundaan yang sama pada kedua.