Contoh Rencana Kontinjensi Bisnis

Setiap bisnis bergantung pada "pemberian" tertentu, yang berkisar dari mempertahankan personel kunci, hingga perencanaan darurat, hingga pengaturan kredit. Tetapi apa yang terjadi ketika CEO yang relatif muda terbunuh dalam kecelakaan atau ketika gempa bumi menghancurkan kantor pusat perusahaan? Atau, ketika jalur kredit dibatalkan secara tak terduga? Praktis ada banyak hal tak terbatas yang bisa salah dan berdampak negatif pada bisnis.

Bahkan ada hal - hal baik yang tak terduga yang dapat mengganggu - contoh klasik adalah bisnis kecil yang mendapat kontrak besar jauh melampaui kemampuan perusahaan saat ini untuk memenuhinya. Rencana darurat menjelaskan apa yang harus terjadi ketika satu atau lebih dari peristiwa tak terduga ini terjadi. Setiap bisnis - besar atau kecil - membutuhkan rencana daruratnya sendiri yang unik.

Contoh-contoh berikut berkaitan dengan bagaimana persyaratan SEC untuk rencana kontingensi dapat memengaruhi bisnis.

Apa masalahnya?

Setiap rencana darurat menjawab pertanyaan tentang suatu masalah. Dalam hal ini, SEC mengharuskan setiap perusahaan Penasihat Investasi Terdaftar untuk memiliki dalam file rencana yang memastikan bahwa bisnis dapat maju dan berurusan secara adil dengan investor kliennya jika kepala perusahaan menjadi tidak tersedia melalui kematian, penyakit serius atau kecelakaan. . Pertanyaannya sederhana: Bagaimana perusahaan menangani kebutuhan klien ketika kepala perusahaan menjadi tidak tersedia?

Informasi dan Ketersediaan Data

Hal pertama yang diperlukan SEC adalah selalu ada beberapa cara klien dapat mengakses informasi mereka di akun perusahaan, yang terpenting adalah catatan kepemilikan ekuitas setiap klien saat ini, tetapi juga dokumentasi penting terkait dengan saran pajak dan perencanaan pensiun. Rencana darurat menangani kebutuhan ini dengan dua cara:

• Ini menyatakan bahwa semua informasi klien disimpan di komputer utama perusahaan dan bahwa komputer dicadangkan secara terus-menerus pada drive lokal yang terpisah dan di cloud. Informasi pengambilan spesifik disediakan.

• Ini menyatakan bahwa catatan semua kepemilikan klien juga disimpan di pialang di mana perusahaan mengeksekusi semua perdagangan, dan bahwa setiap klien memiliki akses tidak terbatas ke catatan pialang.

Paket ketersediaan data dua langkah ini menjamin bahwa jika gedung perusahaan dihancurkan, informasi tersebut akan tetap tersedia di luar kantor, baik untuk perusahaan dan, secara independen, untuk kliennya. Karena broker koresponden perusahaan memiliki kewajiban ketersediaan informasi yang diamanatkan SEC yang sama dengan perusahaan penasihat, catatan klien yang disimpan di broker juga tersedia di lokasi di luar kantor yang dikelola oleh broker. Dengan demikian, catatan klien disimpan dan dipelihara terus-menerus setidaknya di empat lokasi fisik yang terpisah dan di cloud.

Sarana Komunikasi Alternatif Antara Penasihat dan Klien

SEC juga mensyaratkan bahwa masing-masing perusahaan memiliki cara alternatif untuk berkomunikasi dengan klien. Memiliki sarana alternatif yang tersedia memungkinkan perusahaan untuk terus menangani akun klien secara tepat waktu jika terjadi bencana. Selain alamat email dan nomor telepon perusahaan, perusahaan tersebut memelihara kotak surat di kota lain dan secara berkala mengingatkan setiap kliennya tentang alamat alternatif itu. Kepala perusahaan juga memiliki akun ponsel khusus yang terpisah dari akun telepon bisnis perusahaan atau nomor sel pribadinya dan memastikan bahwa setiap klien mengetahui nomor independen itu.

Komunikasi Alternatif Antara Penasihat dan Karyawan

Di perusahaan kecil ini, hanya kepala sekolah yang memiliki wewenang untuk berdagang atas nama kliennya; Oleh karena itu, sarana komunikasi alternatif antara penasihat utama dan karyawan klerikal tunggal tidak diperlukan untuk memastikan bahwa bisnis dapat berlanjut tanpa gangguan. Jika perusahaan memiliki beberapa penasihat terdaftar yang menangani akun klien, komunikasi alternatif berarti serupa dengan yang diperlukan untuk penasihat utama akan diperlukan dan tersedia.

Persyaratan Pelaporan Peraturan

Karena catatan bisnis disimpan di lebih dari satu lokasi fisik dan juga disimpan di cloud, di mana mereka tersedia terlepas dari lokasi penasihat. Selama penasihatnya dalam kondisi kesehatan yang baik dan pikiran yang sehat, tidak ada bencana fisik atau keadaan darurat yang mungkin menghalangi sedikit dan kewajiban pelaporan peraturan perusahaan.

Jika penasihat sakit parah, mati atau tidak waras, istri penasihat - seorang profesional pemasaran yang mapan - memiliki instruksi untuk memberi tahu klien, yang semuanya secara pribadi dikenal olehnya. Dia juga diinstruksikan tentang cara menghentikan bisnis sebagai lembaga terdaftar, dengan pemberitahuan kepada SEC. Pada saat itu, bisnis akan berhenti dan klien akan memikul tanggung jawab untuk akun mereka sendiri dengan gangguan minimum.

Akses ke Dana dalam Hal Pengakhiran Perusahaan

Klien memiliki akses terus menerus dan tanpa hambatan ke dana dan catatan setiap saat melalui broker koresponden perusahaan.

The Takeaway untuk semua Jenis Rencana Kontinjensi

Rencana darurat khusus untuk layanan penasihat investasi terdaftar kecil ini memberikan informasi yang baik tentang rencana darurat umum:

• Setiap rencana darurat berasal sebagai jawaban atas pertanyaan spesifik, di sini: "Perlindungan apa yang ada untuk kelanjutan atau penghentian layanan ini secara teratur jika ketidakmampuan penasihat utama untuk meneruskan bisnis?"

• Setiap rencana darurat menyediakan solusi spesifik untuk satu atau lebih masalah tertentu .
• Rencana tersebut membahas bagaimana perusahaan merespons acara secara internal dan juga bagaimana menanggapi acara secara eksternal.
• Rencana darurat yang lebih komprehensif kemungkinan terdiri dari beberapa rencana spesifik yang berbeda seperti yang ada dalam contoh, masing-masing menangani krisis tertentu atau kejadian yang tidak terduga.

Rencana khusus ini membahas dua masalah umum untuk banyak rencana darurat: kehilangan data dan ketidakmampuan kepemimpinan. Masalah lain yang sering ditangani oleh rencana darurat adalah:

• bencana alam (juga tersirat dalam contoh)
• ancaman keselamatan publik, cedera karyawan dan pelanggan dan kecelakaan kerja pada umumnya
• salah urus, disengaja atau tidak disengaja
• perencanaan responsif terhadap masalah kewajiban produk tertentu.