Etiket Email untuk Miskomunikasi di Dunia Bisnis

Email adalah saluran yang nyaman untuk komunikasi kantor, tetapi ketersediaannya yang mudah dan sering digunakan membuat komunikasi yang salah hampir tidak terhindarkan. Bahkan pesan yang dibuat dengan sangat hati-hati dan dengan niat baik dapat menghasilkan miskomunikasi, tetapi etiket yang tepat dapat mengubah kesalahan email menjadi pengiriman yang efektif dengan kesan abadi pada audiens Anda.

Akui Kesalahan

Tidak ada yang sempurna, jadi miskomunikasi akan terjadi di tempat kerja mana pun. Meskipun sifat manusia mungkin membuat Anda tergoda untuk bertahan dengan pesan Anda dan mempertahankan gaya komunikasi Anda, etiket menentukan bahwa Anda harus dengan cepat mengakui kesalahan itu. Bahkan jika Anda merasa tidak nyaman meminta maaf atas komunikasi yang Anda yakini sempurna, mengatakan bahwa Anda menyesal dapat membantu membangun jembatan dengan penerima yang mungkin tersinggung, terhina atau umumnya tidak nyaman sebagai akibat dari miskomunikasi.

Menjelaskan

Setelah meminta maaf atas miskomunikasi email, gunakan kesempatan ini untuk menjelaskan maksud Anda. Pendekatan Anda terhadap klarifikasi, seperti halnya komunikasi yang baik, harus disesuaikan dengan audiens Anda. Untuk komunikasi yang salah yang masuk ke daftar distribusi email besar, email tindak lanjut yang dibuat dengan hati-hati yang diperiksa ulang oleh kolega tepercaya dapat membantu memastikan audiens Anda menerima pesan yang diinginkan dengan benar. Untuk distribusi yang lebih kecil, komunikasi tatap muka dapat membantu memastikan penerimaan pesan yang benar. Selain itu, umpan balik verbal dan non-verbal instan yang Anda terima dari audiens Anda dapat membantu Anda mengukur apakah mereka mengerti.

Perbaiki itu

Dalam kasus-kasus miskomunikasi dengan pelanggan atau klien, etiket menyerukan untuk mengambil langkah-langkah tambahan untuk menebus kesalahan komunikasi. Langkah-langkah tambahan tergantung pada tingkat keparahan situasi; pesan email sederhana yang tidak jelas, misalnya, hanya dapat meminta maaf formal dan email tindak lanjut. Jika pelanggan atau klien mengambil tindakan atau mengalami frustrasi sebagai akibat dari miskomunikasi, semacam diskon atau layanan gratis dapat membantu meringankan rasa sakit pelanggan. Pada 2011, pedicurist pelatih bisnis Jane Pollak merusak pesan teks, dan miskomunikasi yang terjadi membuat Pollak membersihkan waktu dan berkendara melintasi kota untuk pedikur yang tidak bisa ia terima. Untuk menebus miskomunikasi, pedicurist Pollak menawarkan pedikur gratis di lain waktu.

Pertimbangan

Karena miskomunikasi email adalah kepastian sesekali di tempat kerja, banyak karyawan, manajer, dan bahkan pelanggan lebih dari rela mengabaikan kejanggalan sesekali. Terlepas dari apakah miskomunikasi tampaknya mempengaruhi penerima atau tidak, etiket menyerukan pengakuan kesalahan, permintaan maaf dan klarifikasi sebagai tindakan minimum. Mengambil langkah-langkah tambahan untuk memperbaiki kesalahan dapat membantu Anda mendapatkan bantuan dari penerima, sehingga Anda dapat menggunakan miskomunikasi sebagai kesempatan untuk menunjukkan kemampuan Anda untuk pulih secara efektif dari kesalahan yang memalukan.