Prosedur Penghancuran Dokumen

Dengan ancaman pencurian identitas dan denda yang dapat dikenakan karena membuang dokumen yang tidak patut, penghancuran dokumen bisnis Anda yang semestinya tidak boleh dianggap remeh. Undang-undang negara bagian dan peraturan industri dapat bervariasi tentang berapa lama dokumen harus disimpan dan bagaimana mereka harus dibuang, jadi penting untuk terus mengikuti kebijakan mana yang mempengaruhi bisnis khusus Anda sebelum mengembangkan prosedur untuk Anda dan karyawan Anda.

Kepatuhan dan Kebijakan

Terlepas dari di mana Anda berada atau bisnis apa Anda berada, Anda harus memiliki pemahaman tentang dokumen apa yang perlu dihancurkan secara permanen dan mana yang tidak boleh dihancurkan. Denda yang terkait dengan negara dan industri dapat menjadi parah karena pembuangan dokumen yang tidak benar, terutama ketika menyangkut informasi keuangan klien dan catatan kesehatan karyawan. Dokumen pajak bisnis, dan laporan rekening bank dan kartu kredit bisnis harus disimpan setidaknya selama tujuh tahun sebelum dihancurkan. Setelah Anda menentukan dokumen mana yang harus dihancurkan sebelum dibuang, Anda dapat melakukannya sendiri atau menyewa perusahaan outsourcing yang berspesialisasi dalam penghancuran kertas dan penghancuran data elektronik.

Otorisasi dan Tanggung Jawab

Sebagai pemilik bisnis, jika Anda tidak secara pribadi mengawasi perusakan dokumen, pastikan seseorang yang bertanggung jawab adalah, seperti manajer kantor, administrator jaringan, atau akuntan Anda. Orang ini harus berpengalaman dalam kebijakan Anda dan hukum dan peraturan yang mengatur kebijakan itu. Dia juga harus memverifikasi bahwa dokumen yang dihancurkan hanya dokumen yang harus dihancurkan. Sebagai contoh, kertas yang akan diparut dapat dimasukkan ke dalam area yang ditentukan dari satu ruangan dalam kantong tertutup yang diparaf oleh orang yang berwenang.

Catatan kertas

Penghancur kertas adalah metode pembuangan yang disukai untuk sebagian besar dokumen bisnis. Anda dapat membeli mesin penghancur kertas untuk volume berbeda di sebagian besar toko peralatan kantor. Pembakaran atau penghancuran mungkin lebih disukai, tergantung pada sensitivitas informasi. Menghancurkan kertas yang dihaluskan atau diparut ulang untuk membuatnya hampir mustahil untuk disatukan kembali. Jika Anda merobek-robek kertas sendiri, pertimbangkan untuk melakukannya dalam batch besar sehingga dokumen tercampur dan tidak mudah untuk dipasang kembali. Letakkan kertas robek segera sebelum truk daur ulang tiba.

Dokumen Elektronik

Saat menghapus dokumen elektronik di komputer, selalu ingat untuk mengosongkan sampah. File tidak benar-benar dihapus ketika mereka masih di folder tempat sampah komputer. Selama hard drive masih berada di tangan Anda, ini sudah cukup untuk menghancurkan dokumen elektronik. Sebelum melepaskan hard drive, drive harus dihapus menggunakan perangkat lunak khusus atau dihancurkan secara fisik sebelum Anda dapat menganggap bahwa dokumen tidak dapat dipulihkan. Ini termasuk hard drive di dalam mesin fotokopi, yang dapat menyimpan salinan elektronik dari setiap fotokopi yang diambil.