Prosedur Pengendalian Dokumen

Prosedur untuk pengendalian dokumen memastikan bahwa karyawan dalam operasi perusahaan menggunakan dokumen yang tepat untuk melaksanakan pekerjaan mereka. Prosedur adalah komponen kunci dari proses penjaminan kualitas. Mereka melacak persiapan dan penanganan dokumen untuk memastikan karyawan yang bertanggung jawab atas dokumentasi mengganti dokumen yang sudah usang dengan versi terbaru. Prosedur tersebut termasuk catatan karyawan yang membuat, mengubah, dan menyetujui dokumen sehingga perusahaan dapat menentukan cara menghindari kesalahan dan meningkatkan kualitas produk dan layanannya.

Penciptaan

Prosedur pengendalian dokumen menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk membuat dokumen tertentu dan bagaimana pembuat dokumen harus mengidentifikasinya. Selain memberikan nama dokumen dalam format yang ditentukan, karyawan yang bertanggung jawab harus menandatangani dokumen untuk mengidentifikasi dirinya sebagai pencetusnya. Menandatangani dokumen menunjukkan bahwa karyawan menganggap pekerjaan sudah selesai, dan ia harus memasukkan tanggal yang menunjukkan saat ia menyelesaikan pekerjaan.

Ulasan

Prinsip-prinsip jaminan kualitas mengharuskan perusahaan meninjau banyak dokumen mereka untuk akurasi, terutama gambar teknis dan spesifikasi. Prosedur pengendalian dokumen merinci dokumen mana yang harus ditinjau, oleh siapa dan bagaimana mencatat ulasan tersebut. Biasanya prosedur peninjauan menentukan kualifikasi apa yang harus dimiliki oleh peninjau, dan bagaimana peninjau melakukan perubahan yang diperlukan dalam dokumen. Ini merinci cara merekam perubahan dan di mana peninjau harus menandatangani untuk menunjukkan bahwa ia telah menyelesaikan ulasan yang berhasil.

Revisi

Terlepas dari perubahan yang dibuat selama peninjauan, perubahan yang diperlukan dalam dokumentasi sering merupakan hasil dari perubahan dalam proyek atau operasi. Prosedur pengendalian dokumen menentukan siapa yang memulai revisi dan siapa yang melaksanakannya. Setelah revisi selesai, dokumen yang direvisi menerima sebutan yang memungkinkan karyawan mengidentifikasinya sebagai revisi terbaru pada tanggal tertentu. Dokumen lama menerima penunjukan sebagai usang dan tanda bahwa itu tidak lagi berlaku.

Penggantian

Bagian penting dari prosedur pengendalian dokumen merinci bagaimana perusahaan memastikan bahwa versi terbaru dari dokumen menggantikan versi usang di lokasi di mana dokumen tersebut digunakan. Prosedur menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk pembaruan dokumentasi, sering kali merupakan pemrakarsa revisi. Di sisi lain, prosedur menginstruksikan pengguna dokumentasi tentang identifikasi bahan usang dan cara memeriksa revisi terbaru.

Dokumen Eksternal

Bisnis seringkali harus menggunakan dokumentasi yang berasal dari luar perusahaan. Dokumen semacam itu tidak mengikuti prosedur internal ketika mereka pertama kali tiba. Prosedur pengendalian dokumen menentukan siapa yang bertanggung jawab atas integrasi dokumen tersebut ke dalam sistem perusahaan. Mereka merinci bagaimana mengidentifikasi dokumen eksternal, apakah diperlukan peninjauan dan bagaimana melanjutkan dengan revisi jika diperlukan. Setelah terintegrasi, karyawan yang bertanggung jawab memastikan bahwa dokumen eksternal yang relevan tersedia jika diperlukan.