Kelemahan dari Tidak Memiliki Tugas Terpisah Dalam Departemen Akuntansi

Segregasi, atau pemisahan, tugas akuntansi berarti membagi tugas sehingga orang yang berbeda menangani pemrosesan transaksi, pencatatan data, penyusunan laporan keuangan, dan audit. Mengandalkan satu orang untuk menangani semua fungsi akuntansi dapat menyebabkan kontrol internal yang buruk, penipuan akuntansi, dan penyalahgunaan aset perusahaan.

Kontrol Internal

Bisnis kecil, seperti restoran atau praktik medis, mungkin tidak memiliki departemen akuntansi dengan lusinan karyawan. Namun, membuat manajer kantor atau pemegang buku bertanggung jawab penuh atas akuntansi dapat berarti kegagalan untuk menangkap kesalahan entri data - seperti memasukkan jumlah penjualan yang salah - atau kesalahan yang lebih serius - seperti lupa mencatat transaksi atau tidak membayar tagihan tepat waktu. Dalam sebuah artikel pada bulan April 2009 yang diterbitkan oleh The Institute of Internal Auditor, manajer audit perusahaan Nick Stone menulis bahwa pemilik usaha kecil harus tetap terlibat. Misalnya, mereka dapat meninjau laporan bank bulanan dan mengisi secara berkala untuk pemegang buku. Spot check ini dapat berfungsi sebagai mekanisme peninjauan untuk mendeteksi entri dan tren yang tidak biasa.

Deteksi Penipuan

Pemisahan tugas yang tidak memadai bisa membuat deteksi penipuan sulit. Contoh-contoh penipuan termasuk menerima uang tunai dari pelanggan tanpa mencatat transaksi dalam pembukuan perusahaan, sengaja melaporkan transaksi penjualan yang kurang atau pembayaran pelaporan yang terlalu banyak kepada pemasok, salah menempatkan faktur dan kwitansi, menyembunyikan kewajiban dalam rekening yang tidak neraca dan mengajukan informasi yang menyesatkan kepada auditor dan agen pajak. Dalam sebuah artikel yang diterbitkan oleh Jaringan Sumber Daya Usaha Kecil, akuntan publik bersertifikat Eve E. Brown menunjukkan bahwa pemisahan tugas memungkinkan setidaknya satu orang dalam proses akuntansi untuk mendeteksi dan melaporkan kasus-kasus penipuan. Stone menulis bahwa prinsip dasar pemisahan adalah bahwa tidak ada karyawan atau kelompok karyawan yang berada dalam posisi untuk melakukan dan menyembunyikan kecurangan dalam pelaksanaan tugas mereka.

Penyalahgunaan Aset

Penyalahgunaan aset juga bisa diakibatkan oleh pemisahan fungsi akuntansi yang tidak memadai. Risiko ini tumbuh jika satu individu bertugas menangani aset, mencatat transaksi dalam buku besar perusahaan dan meninjau saldo pada akhir periode akuntansi. Contohnya termasuk skimming uang tunai, yang dapat melibatkan penyelewengan uang tunai yang diterima melalui pos dan cek gangguan, dan skema penggajian yang curang, seperti pembayaran tunai kepada karyawan yang tidak ada.

Pertimbangan

Memisahkan tugas akuntansi tidak akan menghilangkan kesalahan dan penipuan, tetapi dapat membantu menguranginya. Skandal akuntansi utama pada akhir 1990-an dan 2000-an sering melibatkan perusahaan publik yang harus memberikan pengungkapan keuangan penuh kepada berbagai badan pengatur. Suap, konflik kepentingan, dan risiko korupsi lainnya akan tetap ada meskipun dengan akuntansi terpisah. Stone menyarankan bahwa risiko korupsi ini memerlukan kontrol perusahaan tingkat yang lebih tinggi, seperti kebijakan tata kelola dan pedoman konflik kepentingan.