Elemen apa yang harus dimasukkan dalam mendokumentasikan seorang karyawan untuk pemutusan hubungan kerja?

Tanpa dokumentasi yang seksama, sebuah perusahaan dapat membuat tabel dihidupkan sendiri oleh mantan karyawan yang tidak puas yang diakhiri secara sah dan dibenarkan. Hasilnya bisa menjadi pengalaman litigasi yang mahal. Mendokumentasikan insiden, kinerja yang buruk, dan percakapan dengan karyawan secara objektif dapat membantu membangun kredibilitas dan mendukung klaim Anda ketika tiba saatnya untuk memecat seorang pekerja.

tanggal

Setiap kali terjadi insiden atau percakapan antara Anda dan karyawan bermasalah, penting untuk mendokumentasikan tanggal terjadinya. Memasukkan tanggal semacam itu dapat membantu Anda mengisolasi setiap peristiwa dan menetapkan pola apa pun yang Anda perhatikan ketika Anda menyiapkan dokumentasi untuk pemutusan hubungan kerja karyawan. Mendokumentasikan peristiwa juga akan menunjukkan bahwa keputusan untuk memecat karyawan tidak terjadi tanpa catatan insiden sebelumnya.

Pelanggaran

Dalam sebuah artikel untuk Manajemen Sumber Daya Manusia Masyarakat, H. Ann Liroff menulis bahwa Anda harus mendokumentasikan semua pelanggaran karyawan dalam file personel karyawan saat terjadi. Pelanggaran harus sesuai dengan kebijakan dan prosedur buku pegangan perusahaan dan dapat mencakup kinerja yang buruk, pelanggaran kontrak, tindakan ilegal, perilaku tidak etis, produktivitas rendah, absen, keterlambatan, pembangkangan, praktik yang tidak aman, dan perilaku yang mengganggu. Saat mendokumentasikan pelanggaran, Anda harus memasukkan, jika berlaku, bahasa yang digunakan karyawan, bagaimana insiden tersebut mempengaruhi tugas karyawan dan bagaimana hal itu memengaruhi departemen atau perusahaan secara keseluruhan. Gunakan catatan yang Anda tulis dalam file personalia karyawan untuk membuat daftar pelanggaran dan tanggalnya dalam dokumen pemutusan hubungan kerja.

Percakapan dan Evaluasi

Saat mendokumentasikan pelanggaran, sertakan catatan tentang tindakan yang Anda lakukan atau percakapan Anda dengan karyawan. Perincian percakapan Anda dengan karyawan mengenai kekurangan kinerja, konsekuensinya, serta pedoman realistis dan tenggat waktu yang Anda tetapkan untuk peningkatan. Catatan semacam itu membantu menegakkan tindakan disipliner yang dapat dibenarkan atau pemutusan hubungan kerja. Membuat karyawan sadar akan dokumentasi semacam itu juga membuatnya sadar akan konsekuensi yang merugikan.

Evaluasi

Selain percakapan, dokumentasikan evaluasi karyawan dilakukan, pertemuan yang terjadi untuk menilai kemajuan karyawan menuju tujuan yang telah ditetapkan dan tingkat partisipasi karyawan di seluruh proses. Merupakan ide bagus untuk mengeluarkan peringatan secara tertulis dan meminta karyawan yang bermasalah menandatangani dokumen yang mengakui penerimaan dokumen tersebut. Pengakuan ini dapat membantu mendukung fakta bahwa karyawan menerima peringatan dan dibuat sadar akan konsekuensi yang mungkin terjadi. Sertakan informasi mengenai percakapan, evaluasi, dan peringatan dalam dokumen pemutusan hubungan kerja karyawan.

Tindakan Disiplin

Selalu perhatikan tindakan disiplin yang diberikan kepada karyawan dalam file personel dan dokumen pemutusan hubungan kerja. Tindakan disiplin dapat mencakup penurunan pangkat, masa percobaan atau penangguhan. Sertakan hasil dari tindakan disipliner apa pun dalam catatan Anda.