Apa Arti Menulis Paragraf dalam Format Bisnis?

Dokumen bisnis - seperti surat, email, memorandum, dan laporan - menggunakan paragraf untuk memisahkan berbagai jenis informasi, argumen, dan ide. Paragraf yang ditulis dalam format bisnis disusun secara formal, profesional, dan terorganisasi dengan baik. Saat Anda sedang menulis dokumen bisnis, pertimbangkan bagaimana paragraf akan muncul di atas kertas, organisasi paragraf dan penempatannya dalam total dokumen. Konsisten dalam cara Anda memformat paragraf Anda. Gunakan bahasa ringkas dan gaya sederhana sehingga pembaca tetap fokus pada pesan Anda.

Format Blok

Format visual yang paling umum untuk paragraf dalam dokumen bisnis adalah format blok di mana awal paragraf tidak indentasi. Alih-alih, seluruh paragraf diberi spasi tunggal dan dibenarkan kiri, yang berarti selaras dengan margin kiri kertas. Baris kosong dimasukkan setelah setiap paragraf untuk memisahkannya dari paragraf atau elemen dokumen berikutnya. Semi-blok, di mana awal setiap paragraf indentasi, lebih jarang digunakan.

Fon

Paragraf dalam dokumen bisnis diketik dalam font tradisional seperti Times New Roman 12 poin. Hindari penggunaan font yang tidak biasa yang mengalihkan perhatian dari konten tulisan Anda. Gunakan font yang sama di seluruh dokumen, kecuali untuk pos, yang dapat menggunakan ukuran font yang lebih besar atau diatur dalam huruf tebal.

Konten paragraf

Setiap paragraf harus membahas satu gagasan utama. Perkenalkan gagasan utama dalam pernyataan umum dalam kalimat pertama paragraf. Ikuti kalimat topik ini dengan beberapa kalimat yang mendukung gagasan utama. Ini mungkin terdiri dari rincian informatif atau argumen untuk mempertahankan ide Anda. Bungkus paragraf dengan kalimat ringkasan. Jika paragraf berjalan terlalu lama, Anda berisiko kehilangan perhatian pembaca. Alih-alih, atur paragraf panjang menjadi dua atau lebih paragraf lebih kecil.

Pesanan Paragraf

Dokumen bisnis, seperti laporan atau surat, dimulai dengan paragraf yang memperkenalkan subjek dokumen. Ini diikuti oleh satu atau lebih paragraf yang mengembangkan subjek. Paragraf penutup merangkum informasi yang Anda berikan atau meminta pembaca mengambil tindakan tertentu. Misalnya, surat yang menyajikan alasan kampanye iklan dapat dimulai dengan paragraf pengantar yang mengusulkan kampanye, diikuti oleh tiga paragraf yang masing-masing merinci alasan terpisah untuk kampanye dan paragraf penutup yang meminta pembaca menyetujui kampanye. Jika dokumen panjang, gunakan pos untuk memisahkan bagian utama.

Gaya

Meskipun nadanya ramah, dokumen bisnis ditulis dalam gaya formal. Tulisan Anda mungkin dibaca oleh orang lain sebagai penerima asli dan disimpan oleh perusahaan selama bertahun-tahun, jadi hindari komentar pribadi. Simpan tulisan Anda pada tingkat profesional dengan menggunakan bahasa netral-gender, serta tata bahasa dan ejaan yang tepat. Buat kalimat Anda singkat dan langsung ke sasaran. Hindari klise, kontraksi, dan gaul.