Cara untuk Mengontrol Biaya Overhead

Overhead perusahaan, jika tidak dicentang, dapat menggerogoti keuntungan Anda dan berpotensi membuat rugi bersih sebelum Anda menyadarinya. Tanpa pengelompokan biaya Anda ke dalam kategori produksi dan overhead, Anda mungkin tidak menyadari berapa banyak sebenarnya yang Anda keluarkan untuk menjalankan perusahaan Anda. Pelaporan keuangan yang terperinci dan analisis varian anggaran akan membantu Anda menjaga overhead Anda ke tingkat yang dapat dikelola.

Overhead Perusahaan

Biaya yang Anda miliki untuk menjalankan bisnis Anda dan menjual produk Anda merupakan overhead perusahaan. Ini adalah pengeluaran yang Anda miliki bahkan ketika Anda tidak membuat produk Anda. Itu termasuk pengeluaran seperti sewa, pemasaran, telepon, asuransi, staf administrasi, peralatan kantor, bunga dan persediaan. Seperti overhead perusahaan, overhead departemen termasuk pengeluaran yang Anda miliki ketika Anda tidak memproduksi produk Anda, tetapi mereka berlaku langsung ke satu departemen. Misalnya, perawatan mesin adalah contoh overhead departemen.

Identifikasi Semua Overhead Perusahaan

Langkah pertama dalam menentukan overhead perusahaan Anda adalah mengidentifikasinya. Jika Anda tidak mencatat setiap pengeluaran yang Anda miliki di lembar anggaran atau laporan keuangan lainnya, lakukanlah. Mulailah dengan membuat laporan produksi dan overhead perusahaan. Biaya produksi adalah biaya yang berlaku langsung untuk membuat produk Anda, seperti bahan dan tenaga kerja. Selanjutnya, uraikan overhead perusahaan Anda berdasarkan fungsi, seperti pemasaran, sumber daya manusia, teknologi informasi, administrasi kantor dan penjualan.

Bekerja dengan Kepala Departemen

Berikan masing-masing manajer Anda daftar overhead yang dihasilkan departemen mereka. Minta mereka untuk mencari cara untuk mengurangi pengeluaran mereka tanpa mengorbankan produktivitas, efisiensi dan kualitas. Manajer departemen Anda mungkin yang paling tahu tentang cara melakukan ini. Jika Anda belum melakukannya, mintalah kepala departemen Anda mengirimkan permintaan anggaran tahunan setiap tahun. Tenaga kerja seringkali merupakan salah satu biaya terbesar dari bisnis apa pun; minta kepala departemen membandingkan outsourcing dan staf internal untuk berbagai proyek dan posisi untuk menentukan apakah mereka dapat menemukan peluang penghematan biaya.

Buat Proses Pembelian

Tetapkan satu orang untuk meninjau dan menyetujui pembelian sehingga ia dapat melihat semua pengeluaran yang direncanakan manajer sebelum mereka dibayar. Tetapkan kebijakan untuk pengeluaran, seperti mengharuskan penawaran kompetitif untuk pembelian lebih dari jumlah dolar tertentu. Mintalah manajer pembelian Anda berbelanja untuk penawaran yang lebih baik untuk barang-barang umum yang Anda beli. Pertimbangkan untuk menawarkan bonus jika agen pembelian Anda memenuhi target penghematan spesifik tanpa mengorbankan kualitas.

Tinjau Kontrak

Jika Anda melakukan outsourcing fungsi atau menandatangani sewa, rebid kontrak Anda setiap tahun, bahkan jika Anda akhirnya menggunakan vendor dan pemasok yang sama setiap tahun. Kontrak rebidding mencegah kontraktor lama menggembungkan biaya mereka, atau mendorong mereka untuk menawarkan lebih banyak layanan untuk menjaga bisnis Anda. Jika Anda belum membeli asuransi dalam dua tahun terakhir, lakukan, dan diskusikan dengan penyedia Anda saat ini cara mengurangi premi Anda. Mintalah penyedia utilitas Anda untuk mengunjungi tempat kerja Anda untuk melakukan audit dan merekomendasikan bagaimana Anda dapat memotong tagihan air, gas, dan listrik bulanan Anda.