Apakah Tanda Tangan Elektronik itu Ide yang Baik atau Ide yang Buruk?

Tanda tangan elektronik, juga disebut tanda tangan elektronik dan tanda tangan digital, adalah cara untuk memverifikasi identitas Anda pada file elektronik, seperti perjanjian penjualan. Mereka bekerja dengan teknologi enkripsi, jadi Anda adalah satu-satunya orang yang dapat menggunakan enkripsi unik Anda pada file elektronik apa pun. Beberapa telah mengadopsi teknologi sementara yang lain tetap skeptis. Seperti semua kemajuan teknologi, tanda tangan elektronik memiliki manfaat yang terukur, serta biaya dan risiko. Itu adalah ide yang bagus, tetapi itu bukan untuk semua orang.

Keaslian Digital

Manfaat utama tanda tangan elektronik adalah keaslian. Tidak perlu mencetak, menandatangani, menyalin, memindai, mengirim faks, atau mengirim file untuk membuktikan bahwa Anda adalah Anda yang sebenarnya. Anda juga tidak perlu khawatir bahkan jika seseorang meretas akun email Anda. Tanda tangan elektronik mencegah penipu mengirim informasi palsu atau merusak file, menjaga integritas dokumen elektronik.

Perluasan Perdagangan Internet

Tanda tangan digital memungkinkan orang untuk melakukan lebih banyak transaksi bisnis online. Sejak Tanda Tangan Elektronik Federal dalam Undang-Undang Perdagangan Global dan Nasional disahkan pada tahun 2000, tanda tangan digital sama mengikatnya dengan tanda tangan tinta di Amerika Serikat. Mereka memungkinkan Anda membeli barang-barang utama dengan aman, seperti rumah atau kendaraan, memperluas perdagangan online dengan berbagai cara.

Tabungan

Dengan tanda tangan elektronik, ada sedikit kebutuhan untuk kertas, tinta dan ongkos kirim. Banyak perusahaan dan organisasi menyimpan catatan secara elektronik, mengurangi kebutuhan ruang penyimpanan. Penandatanganan dan pengarsipan elektronik juga menghemat waktu, karena ada lebih sedikit perjalanan ke printer, kotak surat dan file penyimpanan. Juga lebih mudah untuk mendistribusikan dokumen yang ditandatangani, karena dapat dikirim ke banyak penerima. Manfaat ini menghemat uang dan meningkatkan efisiensi dalam industri yang sangat bergantung pada catatan, seperti perawatan kesehatan dan pemerintah.

Keamanan

Tanda tangan elektronik umumnya lebih aman daripada tanda tangan tinta. Untuk memalsukan tanda tangan elektronik Anda, seseorang harus memiliki komputer Anda dan kata sandi sertifikat penandatanganan Anda. Teknologi atau penyalinan tangan yang bagus membuat penempaan tanda tangan tinta lebih mudah. Orang-orang tetap waspada terhadap pemalsuan dokumen elektronik, karena Anda tidak dapat mengganti keaslian menyaksikan secara fisik tanda tangan seseorang dengan pena.

Risiko

Meskipun ada manfaat terukur, ada juga risiko jika Anda atau organisasi Anda salah menangani file dan tanda tangan elektronik. Jika Anda secara tidak sengaja menghapus atau salah menempatkan file elektronik, atau jika tidak mengenkripsi dengan benar, kerugian finansial, kerusakan pada citra perusahaan dan nilai pemegang saham, kerugian kekayaan intelektual, gangguan aliran bisnis, dan peningkatan tanggung jawab adalah semua risiko yang mungkin terjadi.

Biaya

Satu kelemahan tanda tangan elektronik adalah harganya. Anda memerlukan perangkat lunak verifikasi dan menandatangani sertifikat dari otoritas sertifikasi untuk mengenkripsi file dengan tanda tangan digital Anda. Biaya bervariasi tergantung pada jenis file yang ingin Anda enkripsi. Biaya layanan enkripsi per bulan atau per dokumen. Selain itu, Anda mungkin perlu melatih staf, klien, dan orang lain cara menggunakan tanda tangan elektronik dengan benar. Apakah ini sepadan atau tidak, biayanya tergantung pada berapa banyak uang yang akan Anda hemat dalam biaya lain, seperti pencetakan dan penyimpanan file. Jika Anda tetap membuat salinan dari semua dokumen Anda, itu mungkin tidak sepadan dengan investasi.