Proses & Metode Audit SDM

Staf sumber daya manusia harus melakukan audit departemen berkala untuk memastikan kepatuhan organisasi terhadap peraturan ketenagakerjaan dan praktik terbaik sumber daya manusia. Proses dan metode audit meliputi pemeriksaan catatan pekerjaan, data gaji, dokumentasi kelayakan dan standar kinerja untuk mengukur efektivitas kebijakan tempat kerja dan prosedur departemen.

Kebijakan Kompensasi

Kompensasi audit, manfaat, dan praktik pembayaran memerlukan penggunaan catatan sensus karyawan dan, dalam beberapa kasus, arsip pegawai untuk menentukan bahwa kualifikasi dan kredensial karyawan cocok dengan model kepegawaian perusahaan. Audit mengenai praktik pembayaran juga memerlukan data gaji, yang dapat diperoleh dari berbagai sumber, seperti Biro Statistik Tenaga Kerja AS dan studi kompensasi yang dihasilkan oleh lembaga penelitian dan asosiasi profesional, seperti Masyarakat untuk Manajemen Sumber Daya Manusia. Dalam audit kompensasi, staf sumber daya manusia mempelajari kelompok pekerjaan dan posisi individu untuk memastikan karyawan mendapat kompensasi atas pekerjaan yang sebanding sesuai dengan masa kerja, kinerja, dan kualifikasi.

Kinerja Manajemen

Pengawas dan audit kinerja manajer bisa agak subyektif; Namun, mereka dapat dilakukan dengan mengandalkan pengukuran kuantitatif seperti meninjau file karyawan untuk menentukan berapa kali manajer memberikan umpan balik karyawan. Organisasi yang membutuhkan umpan balik yang teratur dan berkelanjutan dari manajer sering mengkodifikasi persyaratan mereka dalam manual pelatihan kepemimpinan atau dalam standar kinerja untuk manajer. Staf sumber daya manusia kemudian dapat meninjau file karyawan untuk menentukan apakah manajer menyediakan karyawan dengan umpan balik berkelanjutan yang diperlukan untuk mempertahankan tingkat kinerja. Misalnya, jika manajer diminta untuk mendokumentasikan umpan balik karyawan setidaknya setiap kuartal, file karyawan harus mencerminkan frekuensi interaksi manajer-karyawan. File karyawan yang diaudit menentukan apakah manajer memenuhi tanggung jawab mereka terhadap perusahaan dan karyawan mereka.

Biaya Hukum

Proses sumber daya manusia untuk mengaudit kepatuhan dengan undang-undang ketenagakerjaan federal dan negara bagian mencakup peninjauan file hubungan karyawan. Saat melakukan audit untuk kepatuhan terhadap kebijakan kesempatan kerja yang setara, staf sumber daya manusia memeriksa jenis-jenis file keluhan karyawan. Mereka melihat pengaduan yang terkait dengan dugaan diskriminasi, pelecehan dan praktik ketenagakerjaan yang tidak adil dan membandingkan jumlah pengaduan yang diajukan dengan yang meningkat menjadi masalah formal, seperti litigasi atau arbitrasi.

Staf hubungan karyawan yang bertanggung jawab untuk menyelidiki masalah di tempat kerja biasanya memiliki pengetahuan tentang cara paling efektif untuk mengaudit masalah hubungan karyawan serta metode terbaik untuk mengukur integritas program hubungan karyawan. Pengurangan keseluruhan biaya hukum dianggap sebagai ukuran yang valid. Misalnya, spesialis hubungan karyawan berpengalaman yang mengelola penyelidikan dan penyelesaian masalah karyawan di rumah mengeluarkan uang lebih sedikit dengan tidak melibatkan penasihat hukum untuk setiap keluhan. Mengaudit jumlah yang dihabiskan dalam biaya hukum memerlukan akses ke file hubungan karyawan dan informasi anggaran sumber daya manusia untuk pengeluaran terkait penyelesaian perselisihan ketenagakerjaan.

Kelayakan Pekerjaan

Audit kelayakan pekerjaan adalah audit sumber daya manusia yang umum - apakah dilakukan di rumah atau oleh Imigrasi dan Penegakan Bea Cukai AS, biro federal yang bertanggung jawab untuk mendapatkan data terkait penegakan peraturan kelayakan kerja. Dokumentasi yang diperlukan untuk menetapkan kelayakan untuk bekerja di Amerika Serikat mencakup informasi kewarganegaraan dan catatan kelayakan. File personel berisi salinan formulir-formulir I-9 yang diamanatkan pemerintah federal dan salinan dokumentasi pendukung. Audit memerlukan akses ke file ketenagakerjaan serta pengiriman elektronik, karena verifikasi I-9 dapat diproses secara elektronik.