Cara Menulis Risalah Rapat Bisnis Secara Resmi

Notulen rapat bisnis adalah dokumen hukum yang harus Anda simpan di file. Hal ini terutama berlaku untuk perusahaan, tetapi tidak peduli bagaimana Anda mengatur perusahaan Anda, Anda mungkin perlu menit kerja untuk membela tuntutan hukum, menjelaskan pengeluaran kepada Internal Revenue Service atau mendukung klaim hak cipta, untuk memberikan beberapa contoh. Tetapkan seseorang untuk mengambil menit dengan tertib dan terorganisir sehingga Anda dapat menyimpan catatan pertemuan pada file untuk kebutuhan masa depan.

1.

Tulis atau ketikkan judul yang mengindikasikan topik rapat. Misalnya, Anda dapat menulis, "Rapat untuk Membahas Strategi Produk Baru." Sertakan tanggal dan waktu. Tuliskan tempat itu, seperti "ruang konferensi lantai tiga" atau "kantor pengacara James Smith, Esq." Sertakan alamatnya. Berikan nama-nama mereka yang hadir secara fisik, serta mereka yang menghadiri secara elektronik melalui telekonferensi atau konferensi video.

2.

Nyatakan waktu pertemuan dipanggil untuk memesan dan siapa yang memanggilnya. Ini menandakan bahwa pertemuan resmi dimulai. Meskipun ini mungkin tampak seperti poin kecil, sebenarnya itu bisa menjadi vital dalam beberapa situasi. Misalnya, jika seseorang membuat keputusan sebelum rapat dipanggil untuk memesan, perusahaan dapat berargumen bahwa keputusan itu tidak disetujui oleh manajemen karena itu bukan bagian dari rapat resmi.

3.

Tulis catatan yang mengatakan bahwa kuorum itu dipenuhi. Apakah Anda membuat catatan untuk rapat dewan atau rapat departemen, nyatakan apakah cukup banyak hadir untuk menjadikan rapat itu resmi. Nomor ini berasal dari peraturan perusahaan atau kebijakan lain.

4.

Catat semua diskusi tentang item bisnis. Tunjukkan apa diskusi itu, kesimpulan apa yang dicapai, siapa yang tidak setuju dan tindakan apa yang ditunjukkan setelah keputusan dibuat. Jika peserta memberikan suara, catat hasil pemungutan suara dan tunjukkan siapa yang memberikan suara dan menentang tindakan tersebut. Jika diskusi menghasilkan konsensus bahwa tidak ada tindakan yang harus diambil tetapi masalah tersebut harus dibahas pada pertemuan berikutnya, catat dengan hati-hati konsensus.

5.

Tulis "rapat ditunda" dan berikan waktu rapat berakhir. Tunjukkan sisa bisnis yang tidak dibahas. Jangan mencatat percakapan apa pun yang terjadi setelah penundaan karena ini bukan bagian resmi dari pertemuan.

Tip

• Orang yang membuat catatan harus selalu meminta atasan untuk menyetujui notulen rapat. Ini menunjukkan bahwa seorang penyelia atau manajer telah memeriksa dokumen tersebut dan menemukannya akurat.