Teknik Layanan Pelanggan yang Efektif

Departemen layanan pelanggan Anda adalah aset berharga bagi perusahaan Anda. Ini memainkan peran penting dalam retensi pelanggan dan pertumbuhan akun dengan mengembangkan kepercayaan dengan pelanggan atas masalah masalah. Staf layanan pelanggan juga membantu dalam pengembangan produk dengan menilai kebutuhan pelanggan dan mendapatkan pendapat pelanggan. Untuk memiliki departemen layanan pelanggan yang efisien, Anda perlu mengajarkan teknik layanan pelanggan yang efektif.

Mencari Peluang

Menurut MoreBusiness.com, perwakilan layanan pelanggan harus mempertimbangkan setiap panggilan pelanggan peluang. Ini adalah kesempatan untuk menunjukkan kepada pelanggan seberapa efektif perusahaan Anda dalam menangani masalah, dan itu dapat membantu Anda menentukan bagaimana pelanggan merasa perusahaan Anda dapat melakukan lebih baik untuk mendapatkan lebih banyak pangsa pasar. Perwakilan layanan pelanggan tidak boleh merasa ngeri ketika pelanggan memulai kalimat dengan "Persaingan Anda memungkinkan saya." Sebaliknya, lihat itu sebagai peluang untuk mengetahui apa yang dilakukan pesaing untuk mendapatkan bisnis dan apa yang dapat dilakukan perusahaan Anda untuk meningkatkan teknik itu.

Kembangkan Percakapan

Pelanggan lebih suka berbisnis dengan perusahaan dan orang yang mereka sukai, menurut CustomerServiceManager.com. Saat menerima panggilan layanan pelanggan, cobalah untuk melibatkan pelanggan dalam percakapan alih-alih ubah panggilan menjadi acara mekanis tempat Anda mengajukan pertanyaan untuk mengisi laporan. Hindari obrolan ringan, tetapi cobalah untuk berbaur dalam aspek percakapan tentang produk dan masalah yang dialami pelanggan. Cobalah untuk menjauhkan pelanggan dari kemarahan terhadap perusahaan Anda dan fokus untuk menyelesaikan masalah. Biarkan pelanggan untuk melampiaskan frustrasinya, dan kemudian berempati dengannya tentang masalah yang dia alami. Jika Anda memiliki masalah yang serupa, beri tahu pelanggan dan beri tahu dia bagaimana Anda memecahkan masalah Anda. Jadikan proses layanan pelanggan senyaman mungkin untuk membantu menjadikannya pengalaman positif bagi klien.

Ambil Kepemilikan

Seorang pelanggan akan menjadi frustrasi dengan perwakilan layanan pelanggan jika dia merasa perwakilan tersebut mencoba untuk meneruskan masalah tersebut kepada orang lain. PowerHomeBiz.com merekomendasikan untuk mengambil kepemilikan atas masalah tersebut sejak saat panggilan masuk kepada Anda. Lakukan yang terbaik untuk mencoba dan memperbaiki situasi; jika Anda harus meneruskan panggilan ke tingkat berikutnya, cobalah berada di sana untuk melakukan transisi dengan pelanggan ke perwakilan baru. Jika Anda dapat menindaklanjuti panggilan, lakukan untuk memastikan masalah terselesaikan.

Gunakan Catatan

Ketika pelanggan menelepon, pastikan untuk merujuk ke catatan apa pun pada panggilan pelanggan sebelumnya untuk mencoba dan membuat panggilan berjalan lebih lancar. Menurut ManageSmarter.com, meluangkan waktu untuk mempelajari preferensi dan pekerjaan merek pelanggan Anda dan mendapatkan pemahaman tentang masalah yang telah ia alami di masa lalu dapat memberinya perasaan percaya diri pada perusahaan Anda. Buatlah wajib bahwa semua panggilan layanan pelanggan dicatat dalam database yang dapat diakses oleh semua perwakilan, dan menggunakan informasi itu ketika pelanggan menelepon.