Cara Menulis Surat PHK

Pengurangan dalam pemaksaan dan PHK adalah tugas sulit yang menjadi tanggung jawab staf sumber daya manusia. Pengusaha dapat membuat prosesnya tidak terlalu menyakitkan ketika mereka menjadikan komunikasi dengan karyawan sebagai prioritas. Menulis surat untuk memberi tahu karyawan tentang PHK adalah awal yang baik; Namun, surat itu harus didiskusikan dengan karyawan selama pertemuan departemen atau semua staf. Ini memberikan manajemen perusahaan kesempatan untuk menyatakan penyesalan karena harus memecat karyawan dan komunikasi langsung menyampaikan pesan bahwa organisasi benar-benar peduli dengan kehidupan karyawan di dalam dan di luar tempat kerja.

1.

Kumpulkan bahan dan dokumentasi yang Anda andalkan untuk membuat keputusan untuk memberhentikan karyawan. Dapatkan sensus karyawan dengan nama-nama karyawan yang diidentifikasi untuk PHK. Kumpulkan dokumentasi yang mendukung keputusan untuk karyawan yang diberhentikan, seperti pernyataan tentang penghapusan pekerjaan atau catatan tentang restrukturisasi organisasi.

2.

Draf paragraf pertama surat itu, menceritakan sejarah organisasi, fondasinya dan bagaimana hal itu mencapai kesuksesan melalui kerja keras dan komitmen karyawan. Menyarankan tenaga kerja untuk bakat dan kontribusinya yang memungkinkan untuk bertahan hidup selama bertahun-tahun. Ucapkan terima kasih untuk semua orang yang berperan dalam mengembangkan dan mempertahankan bisnis selama bertahun-tahun.

3.

Bangun paragraf kedua dengan menjelaskan keadaan yang mengubah fokus bisnis. Jelaskan kesulitan dalam mempertahankan organisasi yang sukses dalam menghadapi kondisi ekonomi yang menantang, tuntutan bisnis dan ketidakmampuan untuk memenuhi permintaan pelanggan akan produk dan layanan.

4.

Jelaskan bagaimana karyawan dipilih untuk di-PHK dan proses yang digunakan untuk memutuskan posisi mana yang akan dihilangkan. Jelaskan skenario yang dimaksudkan perusahaan untuk menghindari dampak terhadap kehidupan karyawan dan keluarga mereka tetapi tidak layak untuk mempertahankan tenaga kerja saat ini. Konfirmasikan bahwa perusahaan harus, sayangnya, memberhentikan karyawan dan sepanjang prosesnya bermaksud mempertahankan komunikasi yang teratur dan diperbarui sehingga karyawan akan selalu mendapat informasi tentang apa yang diharapkan.

5.

Berikan detail selangkah demi selangkah tentang apa yang harus diantisipasi karyawan dalam beberapa minggu mendatang. Gunakan kalender atau garis waktu untuk menggambarkan proses. Undang karyawan untuk datang ke departemen sumber daya manusia untuk pertanyaan tentang tunjangan, rekening tabungan pensiun, akrual liburan, dan pembayaran cuti yang tidak digunakan. Beri tahu karyawan tanggal mereka akan menerima paket informasi yang menguraikan langkah-langkah untuk melamar tunjangan pengangguran, pelatihan ulang untuk pekerjaan baru dan layanan penempatan untuk membantu karyawan menemukan pekerjaan di tempat lain.

6.

Baca surat ini saat rapat semua staf. Jangan hanya mengirim surat formulir ke rumah karyawan, meskipun Anda harus memberikan salinan surat kepada setiap karyawan. Berikan sentuhan pribadi pada surat-surat itu dengan tanda tangan asli presiden perusahaan. Personalisasi berita PHK untuk mencegah karyawan merasa mereka berada dalam kegelapan tentang keputusan bisnis yang mempengaruhi karier mereka dan kemampuan untuk mendukung gaya hidup mereka.