Cara Menulis Memo Kredit

Akuntansi bisnis dapat menyebabkan sakit kepala karena berbagai alasan tetapi, jika dilakukan dengan benar, mengeluarkan kredit kepada pelanggan Anda tidak harus menjadi salah satu penyebabnya. Memo kredit adalah cara sederhana untuk menyesuaikan akun Anda setelah mengirim faktur yang salah. Penggunaan umum untuk memo kredit termasuk tagihan berlebih, pesanan pendek, pengiriman rusak, produk yang salah, diskon pasca-faktur dan penghapusan pembayaran singkat. Memo kredit adalah faktur negatif yang digunakan ketika ada perbedaan dalam pesanan awal pelanggan atau jumlah tagihan yang menyebabkan pelanggan sering berhutang terlalu banyak uang.

1.

Tulis "Memo Kredit" di bagian atas selembar kertas. Sebagai alternatif, Anda dapat menggunakan templat memo kredit yang disediakan oleh kantor atau produsen perangkat lunak akuntansi Anda. Ketikkan nama bisnis Anda, alamat, informasi kontak, situs web atau email dan nomor identifikasi pajak Anda di bagian atas halaman atau, jika menggunakan templat, di tempat yang sesuai.

2.

Ketikkan informasi pelanggan Anda di sisi kanan halaman jika Anda membuat memo sendiri. Gunakan kosong yang sesuai jika menggunakan templat. Sertakan nomor atau kode apa pun yang Anda gunakan untuk mengidentifikasi pelanggan di perusahaan Anda.

3.

Sertakan tanggal Anda mengeluarkan memo, nomor memo kredit, nomor faktur asli dan ketentuan pembayaran di sisi kiri halaman atau di tempat yang disediakan oleh templat. Nomor memo adalah nomor unik yang diberikan oleh Anda.

4.

Bagilah bagian tengah halaman menjadi lima kolom. Tulis jumlah setiap item yang dikreditkan di kolom pertama, nomor identifikasi item Anda di kolom kedua; jelaskan item dan alasan kredit di kolom ketiga dan harga item di kolom keempat. Lipat gandakan harga barang dengan jumlah untuk menghitung total baris untuk kolom kelima. Labeli setiap kolom dengan nama yang sesuai.

5.

Tambahkan semua harga di kolom kelima dan tulis totalnya di bagian bawah memo itu. Beri label pada baris "Subtotal."

6.

Hitung pajak penjualan untuk barang-barang yang dikreditkan dengan mengalikan subtotal dengan jumlah pajak penjualan negara bagian Anda. Tulis jumlah di bawah subtotal dan beri label "Pajak Penjualan."

7.

Tambahkan pajak penjualan ke subtotal. Tulis jumlah di bawah jumlah pajak penjualan dan beri label "Total."

Kiat

• Terbitkan pengembalian uang melalui cek untuk pelanggan satu kali atau jarang.
• Anda dapat memberi nomor memo secara berurutan, memilih nomor yang sewenang-wenang atau menggunakan nomor faktur asli dan mengakhirinya dengan "-R" atau "-CR." Menggunakan penunjukan "-R" atau "-CR" mencegah Anda harus melihat melalui memo kredit Anda untuk menentukan nomor berikutnya yang diperlukan dan kemungkinan menduplikasi nomor dari memo sebelumnya.
• Ketentuan pembayaran untuk memo kredit biasanya sama dengan ketentuan pembayaran yang Anda gunakan untuk faktur.