Cara Menulis Surat Keluhan ke Perusahaan

Ketika Anda menjalankan bisnis, Anda berinteraksi dengan pemasok sebanyak pelanggan. Ketika seorang pelanggan memiliki keluhan untuk Anda, Anda harus mengatasinya. Sama saja, jika Anda memiliki keluhan dengan pemasok, Anda harus mengharapkannya diselesaikan. Akan tetapi, bisa sulit sebagai usaha kecil untuk mendapatkan perhatian dari sebuah perusahaan besar. Gunakan surat pengaduan untuk menghubungi orang yang tepat.

Alamat

Sertakan nama, jabatan, nama perusahaan, alamat, dan tanggal di bagian atas surat. Ini adalah informasi penting untuk diberikan jika Anda ingin menerima tanggapan atas surat Anda. Jika Anda memiliki nama orang yang bisa dihubungi, masukkan nama dan jabatannya di bagian atas surat. Ikuti itu dengan nama perusahaan dan alamatnya. Jika Anda tidak memiliki nama kontak, cukup hapus nama dan masukkan "Divisi Keluhan Konsumen" setelah nama perusahaan.

Jelaskan Hubungan Masa Lalu

Ringkaslah hubungan masa lalu Anda dengan perusahaan. Misalnya, jika Anda telah menggunakan produk perusahaan selama 10 tahun, beri tahu pembaca ini. Anda juga dapat menyatakan volume atau nilai pembelian tahunan atau bulanan Anda dari perusahaan. Ini menunjukkan kepada penerima bahwa Anda memiliki hubungan lama yang layak dipertahankan. Beri tahu perusahaan bahwa Anda ingin melanjutkan hubungan ini, tetapi hanya jika keluhan Anda diselesaikan.

Konten

Perinci dalam menjelaskan keluhan Anda. Jelaskan layanan atau produk apa yang disediakan perusahaan kepada Anda, termasuk nomor seri jika berlaku. Beri tahu penerima ketika pembelian dilakukan atau layanan diberikan dan di mana itu terjadi. Jelaskan masalah dengan jelas, dan mintalah resolusi khusus seperti pengembalian uang. Akhiri surat dengan menyatakan Anda akan memberi mereka waktu yang ditentukan untuk merespons sebelum mencari bantuan dari kelompok perlindungan konsumen. Terakhir, berikan nomor telepon tempat Anda dapat dihubungi dan lihat alamat Anda di atas.

Kiat

Tenang dan sopan saat menulis surat Anda. Anda boleh memberi tahu perusahaan bahwa Anda tidak bahagia, tetapi jangan gunakan bahasa yang mengancam atau marah. Sebelum mengirim surat, cobalah menelepon cabang lokal perusahaan. Jika itu tidak berhasil, maka kirimkan surat ke markas nasional. Jika semuanya gagal, hubungi kantor perlindungan konsumen negara bagian Anda atau Better Business Bureau.