Cara Menulis Risalah Bisnis

Upaya teliti diperlukan ketika mengambil menit selama pertemuan bisnis. Risalah mendokumentasikan informasi penting yang dibahas dan setiap keputusan yang dibuat selama pertemuan. Informasi ini sering digunakan untuk referensi atau bahan latar belakang untuk pertemuan di masa depan. Karena itu sebagai pengambil menit, Anda harus memiliki keterampilan mendengar dan menulis yang luar biasa bersama dengan kemampuan untuk memastikan aspek-aspek terkait dari diskusi yang harus direkam.

1.

Tiba di pertemuan lebih awal sehingga Anda punya cukup waktu untuk tenang dan teratur. Tinjau agenda dan informasi yang relevan untuk memperoleh pemahaman tentang tujuan pertemuan dan untuk mengetahui masalah yang memerlukan keputusan.

2.

Persiapkan templat sesuai dengan agenda rapat. Templat terorganisir memungkinkan Anda untuk merekam informasi di tempat yang tepat. Misalnya, jika item empat dalam agenda adalah "Masalah keamanan saat ini, " maka item empat pada template Anda harus sama.

3.

Catat informasi dasar pertemuan, termasuk, tanggal, lokasi, waktu dan subjek. Tuliskan setiap orang yang hadir, bersama dengan kursi pertemuan atau pimpinan.

4.

Perhatikan orang-orang yang datang terlambat ke pertemuan; mereka perlu diperbarui pada informasi yang mereka lewatkan. Demikian pula, catat nama-nama mereka yang tidak hadir dalam pertemuan karena mereka juga perlu diberi pengarahan tentang informasi dan keputusan.

5.

Mengutip acara dan diskusi pertemuan. Hindari berusaha menuliskan segala hal yang dikatakan; catatan pertemuan harus menjadi garis besar diskusi. Catat setiap tindakan yang harus diambil bersama dengan keputusan apa pun yang dibuat.

6.

Tinjau catatan Anda segera setelah rapat berakhir. Menunggu terlalu lama dapat menyebabkan Anda lupa informasi penting. Klarifikasi fakta atau keputusan yang membutuhkannya sesegera mungkin.

7.

Atur risalah rapat menjadi laporan yang diketik dengan rapi. Mintalah pimpinan rapat atau penyelenggara meninjau laporan untuk memastikan keakuratan. Buat perubahan apa pun yang diperlukan dan bagikan laporan akhir kepada peserta rapat dan mereka yang tidak hadir.

Kiat

• Pastikan Anda tidak memainkan peran ganda dengan berpartisipasi dalam rapat sambil juga membuat risalah. Mungkin sulit untuk mencatat dengan benar catatan rapat saat melakukan hal lain. Jaga agar pikiran Anda fokus pada meluangkan waktu.
• Pilih metode untuk menyimpan menit yang paling sesuai untuk Anda. Kertas dan pena adalah pilihan, seperti halnya komputer laptop. Anda mungkin juga mempertimbangkan untuk merekam pertemuan dengan perekam suara.