Cara Menggunakan Sistem Penggajian untuk Menyiapkan Anggaran

Gaji dan tunjangan terdiri dari sebagian besar anggaran sebagian besar organisasi, termasuk usaha kecil. Jumlah aktual yang dihabiskan untuk item baris gaji dan tunjangan dapat sangat bervariasi, tergantung pada berbagai faktor yang tidak terkendali seperti pengunduran diri yang tak terduga atau kebutuhan mendesak untuk lembur. Bisnis kecil mungkin kurang mampu menyerap perubahan yang tidak terduga dibandingkan organisasi besar karena dampak yang tidak proporsional dari setiap karyawan tunggal pada seluruh anggaran. Untuk memperkirakan pengeluaran dengan lebih baik, pemilik usaha kecil dapat menggunakan sistem penggajian untuk menghitung angka dolar yang akurat untuk berbagai skenario anggaran yang diproyeksikan.

1.

Kumpulkan data untuk periode analisis tertentu. Sebagian besar sistem penggajian harus memungkinkan Anda untuk menjalankan laporan pengeluaran penggajian yang sebenarnya untuk tahun fiskal terakhir atau 12 bulan sebelumnya.

2.

Gunakan data tahun sebelumnya untuk mendapatkan gambaran kasar tentang jumlah total item baris dan manfaat lain-lain, seperti kredit asuransi kesehatan, klaim jarak tempuh, lembur, tunjangan, penggantian, dan premi.

3.

Hitung biaya spesifik dari setiap lowongan yang tidak terisi - posisi yang tidak terisi selama lima minggu, misalnya, akan dihitung dengan mengalikan gaji mingguan dasar dan biaya manfaat dengan lima - kemudian menambahkan jumlah total untuk setiap posisi secara bersamaan untuk mendapatkan total keseluruhan gaji dan tabungan manfaat untuk tahun sebelumnya.

4.

Gunakan sistem penggajian untuk menentukan jumlah jam yang tidak dibayar yang diambil oleh karyawan pada tahun sebelumnya. Sistem harus dapat menghasilkan laporan dengan jumlah per jam untuk setiap karyawan dan menghitung jumlah total di seluruh perusahaan untuk tahun sebelumnya.

5.

Tambahkan total biaya aktual dari semua gaji, tunjangan dan tunjangan lain-lain untuk tahun sebelumnya, kemudian kurangi lowongan dan waktu yang belum dibayar. Ini akan memberi Anda jumlah pengeluaran aktual dan tepat.

6.

Sesuaikan jumlah dengan gaji atau tunjangan yang diproyeksikan meningkat - atau turun - dan faktorkan penyesuaian yang diproyeksikan ke posisi jika, misalnya, Anda berencana untuk mempekerjakan 10 lebih banyak karyawan di tahun mendatang atau mempromosikan individu tertentu. Beberapa sistem penggajian memiliki kemampuan untuk menghitung skenario anggaran yang diproyeksikan dengan menyesuaikan posisi dalam lingkungan tiruan.

Tip

• Sesuaikan perhitungan Anda untuk faktor-faktor luar biasa yang tidak Anda harapkan akan terjadi di tahun mendatang. Misalnya, jika posisi CFO kosong selama lebih dari enam bulan, jumlah penghematan dari lowongan kemungkinan besar luar biasa - dan tidak mungkin terulang jika Anda sudah mengisi posisi itu.