Etiket untuk Menulis Surat Bisnis

Sebagai seorang profesional bisnis, Anda memahami pentingnya berkomunikasi dengan rekan kerja, klien, vendor, dan pemasok secara langsung dan melalui komunikasi tertulis. Bahkan dengan popularitas email dan pesan instan sebagai bentuk komunikasi tertulis, eksekutif perusahaan masih menggunakan surat bisnis. Saat Anda membuat surat bisnis, ikuti etiket yang tepat, terlepas dari penerima Anda, untuk memastikan bahwa komunikasi itu profesional dan pesan Anda jelas.

Definisi

Surat bisnis adalah bentuk komunikasi tertulis yang digunakan pemilik dan eksekutif perusahaan, konsumen, pencari kerja, karyawan, dan anggota masyarakat. The English Club, sebuah sumber online untuk menulis dan tata bahasa, mencatat bahwa surat-surat bisnis berbagi ide, memberikan informasi, menerima dan membuat penawaran, meminta informasi, mengucapkan terima kasih, mengirim ucapan selamat, memperkenalkan orang, meminta maaf, dan membuat rekomendasi.

Format

Orang-orang dapat memformat surat bisnis dalam tiga cara: blok, blok yang dimodifikasi, dan semi-blok. Praktikkan etika menulis surat bisnis yang tepat dengan memilih format dan mengikuti aturannya di seluruh surat Anda. Lab Menulis Online Universitas Purdue mencatat bahwa huruf-huruf dibiarkan dibenarkan dan spasi tunggal, dengan spasi ganda antara setiap paragraf. Dalam huruf-huruf yang dimodifikasi, alamat pengirim dan alamat penerima tampak dibenarkan kiri dan spasi tunggal, sedangkan tanggal dan penutup ditabalkan di tengah. Semi-blok, yang paling jarang digunakan dari ketiga format, mengikuti aturan yang sama dengan blok yang dimodifikasi, kecuali bahwa setiap paragraf indentasi, tidak dibenarkan.

Bagian

Huruf bisnis memiliki format khusus dan menyertakan beberapa bagian penting. Etiket yang tepat untuk memasukkan bagian yang diperlukan dalam setiap surat bisnis yang Anda buat. Di bagian atas surat, ketikkan tanggal Anda menulisnya. Sertakan alamat pengirim dan penerima. Mulailah setiap huruf dengan salam yang memberi salam kepada si penerima, dan kemudian lanjutkan dengan tubuh, yang menjelaskan tujuan surat itu. Penutupan di akhir surat bisnis dapat mengatakan "Terima kasih, " atau "Hormat" dan masukkan nama dan jabatan Anda, jika posisi Anda tidak muncul di bagian atas alat tulis.

Manfaat

Surat-surat bisnis menyediakan kepada pengirim dan penerima dokumentasi tertulis tentang hal-hal penting. Mereka mudah diajukan melalui sistem pengarsipan tradisional, atau dipindai dan diajukan secara elektronik untuk referensi di masa mendatang. Lebih formal daripada email, surat bisnis adalah cara profesional untuk berkomunikasi dengan berbagai individu, perusahaan dan organisasi. Mengikuti etiket penulisan bisnis yang tepat memastikan bahwa surat diformat dengan benar dan mengandung informasi yang diperlukan untuk membuat pesan yang jelas dan ringkas.

Peringatan

Surat bisnis harus jelas dan menghindari jargon. Sebelum mengirim surat itu, bacalah dengan keras untuk memastikan itu bisa dimengerti, dan bahwa Anda telah membahas semua poin Anda. Apakah Anda sedang menulis kepada calon atasan, klien atau rekanan bisnis, penting untuk memeriksa kesalahan tata bahasa dan kesalahan ketik. Sangat penting untuk mengeja nama penerima dengan benar, dan menggunakan judul yang tepat. Periksa ulang alamat surat penerima untuk menghindari keterlambatan pengiriman.