Cara Menggunakan Komputer untuk Meningkatkan Efisiensi Manajemen

Penggunaan perangkat keras komputer, seperti laptop, scanner dan printer, telah meledak dalam beberapa dekade terakhir. Perangkat lunak yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi manajemen berlimpah. Dengan memanfaatkan aplikasi kantor secara efisien untuk pengolah kata, pembuatan spreadsheet, dan presentasi, profesional manajemen bisnis dapat meningkatkan produktivitas untuk semua orang di perusahaan. Usaha kecil dapat membeli aplikasi kantor dari vendor seperti Microsoft atau Apple atau mereka menggunakan perangkat lunak gratis dari organisasi seperti OpenOffice.org.

Perangkat Lunak Email

Memanfaatkan aplikasi email dengan baik biasanya tergantung pada pengaturan aturan untuk mengelola pesan yang masuk, menetapkan standar untuk tanda tangan, balasan di luar kantor dan template lainnya. Untuk menghilangkan gangguan dan meningkatkan produktivitas, manajemen bisnis kecil yang berhasil harus menyisihkan waktu tertentu dalam sehari untuk meninjau email mereka. Mereka harus mempertimbangkan mematikan lonceng yang mengganggu yang mengumumkan email baru. Filter spam membantu menghapus pesan yang tidak perlu. Ketika karyawan menggunakan baris subjek deskriptif, manajer dapat memindai email masuk dengan cepat dan mengidentifikasi pesan penting yang perlu segera ditindaklanjuti. Manajer yang efektif belajar menangani pesan sekali dengan membacanya dan kemudian menghapus, merespons atau mengajukan tindakan selanjutnya dalam subfolder.

Alur Kerja dan Perangkat Lunak Kolaboratif

Perangkat lunak kolaborasi, seperti SharePoint, memungkinkan manajer menggunakan alur kerja formal untuk merutekan dokumen dari satu karyawan ke karyawan lainnya. Dengan arahan yang jelas, karyawan segera mengambil tindakan dan memastikan bahwa pekerjaan mengalir dengan lancar dan efisien di seluruh organisasi. Dengan memindai dokumen kertas dan membuatnya tersedia secara online, manajer bisnis kecil mengurangi waktu yang diperlukan untuk berkomunikasi dan berbagi informasi penting.

Aplikasi Kalender

Mempertahankan kalender online membantu semua orang beroperasi lebih efisien karena semua karyawan dapat melihat dan berinteraksi dengan pandangan pekerjaan yang terkonsolidasi. Pertemuan rutin dapat dijadwalkan sebelumnya sehingga orang dapat merencanakan jadwal mereka sendiri dengan lebih efektif. Dengan mencantumkan liburan karyawan dan waktu pribadi lainnya di luar kantor, manajer dapat dengan cepat melihat kapan cakupan tambahan diperlukan.

Perangkat Lunak Manajemen Proyek

Alat manajemen proyek, seperti Microsoft Project, Basecamp atau Zoho, memungkinkan manajer proyek bisnis kecil yang sibuk untuk memasukkan tugas-tugas proyek, menetapkan sumber daya dan memantau kemajuan. Karena informasi dapat dengan mudah dibagikan dengan anggota tim proyek, manajer proyek yang berhasil menghemat waktu dan mengurangi limbah kertas. Alih-alih mendistribusikan dokumen kertas untuk pembaruan status, rencana atau item tindakan, mereka berkolaborasi dengan anggota tim secara online dan hanya mencetak jika perlu, seperti untuk penandatanganan persetujuan.

Ponsel Cerdas dan Laptop

Dengan menggunakan teknologi ponsel cerdas, karyawan tetap berkomunikasi saat mereka berada di luar kantor. Aplikasi kantor disinkronkan dengan aplikasi telepon untuk memaksimalkan produktivitas. Personel yang efektif memelihara daftar kontak mereka, catatan pribadi dan janji temu di ponsel mereka. Mereka melihat dokumen di ponsel dan laptop mereka, meminimalkan kebutuhan salinan kertas.

Internet

Penggunaan sumber daya Internet mengurangi kebutuhan akan manual yang rumit dan bahan referensi tercetak lainnya. Karyawan yang bergerak menggunakan hard drive eksternal dan konektor USB untuk mentransfer dokumen dari satu komputer ke komputer lain dan untuk membuat cadangan jika terjadi keadaan darurat atau bencana. Teknologi media sosial, seperti wiki, blog, dan forum, memungkinkan para manajer untuk berinteraksi dengan bawahan, rekan kerja, atasan, dan pelanggan dengan lebih efektif.