Cara Menggunakan Model IPO

Bisnis menggunakan diagram, seperti model analisis Input-Proses-Output, untuk menunjukkan bagaimana proses perusahaan berfungsi. Diagram IPO berguna dalam berbagai tahapan usaha kecil, seperti perencanaan, pemrosesan, dan pemecahan masalah. Para pemimpin bisnis kecil harus menggunakan aplikasi model IPO untuk membuat presentasi yang menonjol dan memberikan pemahaman visual ketika menjelaskan proses yang kompleks. Model IPO bukan hanya alat peraga visual yang bagus, mereka juga memiliki manfaat tak berwujud.

Menunjukkan Pemenuhan Produk

Banyak usaha kecil mendapat untung dengan menjual produk atau layanan. Model IPO yang disesuaikan untuk pemenuhan produk perusahaan Anda akan menunjukkan bagaimana produk dipesan, dipetik, dikemas, dan didistribusikan. Gunakan model IPO untuk mengajari karyawan cara menyelesaikan tugas ini secara akurat dan cepat untuk mendapatkan lebih banyak keuntungan bagi perusahaan Anda. Dengan menunjukkan pemenuhan produk dengan cara ini, Anda akan memberi karyawan baru alat pembelajaran visual yang baik.

Membangun Tim yang Lebih Kuat

Bahkan dalam bisnis kecil, mudah untuk mengembangkan pandangan sendiri tentang operasi perusahaan. Menempatkan model IPO di depan departemen dan tim secara teratur akan mengingatkan mereka bahwa perlu semua departemen untuk membuat proses ini bekerja. Misalnya, pesanan tidak dipenuhi oleh tim gudang saja. Pesanan pertama diterima oleh layanan pelanggan, diproses oleh akuntansi, kemudian dikirim ke gudang untuk dipetik. Model IPO juga dapat menunjukkan bagaimana produk kemudian dikirim dan diterima oleh pelanggan. Menggunakan diagram dengan cara ini akan membangun tim yang lebih kuat dan lebih kohesif.

Restrukturisasi Sistem Lama

Gunakan model IPO ketika merestrukturisasi sistem perusahaan lama. Misalnya, jika Anda memutuskan untuk melakukan outsourcing pemenuhan produk Anda, model pemenuhan produk lama tidak akan lagi valid. Tunjukkan kepada karyawan Anda, melalui penggunaan diagram IPO yang diperbarui, bagaimana pemenuhan produk Anda akan dieksekusi. Bandingkan model IPO sebelumnya dengan yang baru, menjelaskan perubahan dan bagaimana mereka mempengaruhi kinerja tim. Jenis diagram ini juga baik untuk perencanaan sistem baru.

Menetapkan Pola Informasi

Mendapatkan fakta secara akurat dan cepat sangat penting untuk usaha kecil. Namun, informasi rawa turun di "birokrasi" atau dengan mengubah deskripsi pekerjaan. Gunakan model IPO untuk menjelaskan bagaimana informasi harus dikumpulkan dan dilaporkan. Ambil karyawan melalui mode input, pemrosesan dan output, menunjukkan bagaimana informasi perusahaan harus disaring dan dikendalikan. Diagram IPO dapat membantu Anda menemukan kelemahan komunikasi potensial di jaringan bisnis Anda. Buat model IPO untuk setiap departemen untuk menunjukkan metode yang direkomendasikan untuk komunikasi atas dan ke bawah rantai komando.