Cara Membangun Sistem Penyimpanan Arsip

Membangun sistem penyimpanan catatan memerlukan tinjauan menyeluruh terhadap praktik perusahaan Anda saat ini dan rencana yang bisa diterapkan. Apakah Anda mengatur sistem elektronik tanpa kertas, atau membuat sistem menggunakan catatan kertas, Anda menggunakan proses yang sama. Ini melibatkan penerapan prinsip-prinsip pengorganisasian logis. Divisi yang tepat, atau kategori, adalah kunci untuk sistem yang efisien dan efektif.

Buat Sistem Penyimpanan Arsip

1.

Tinjau catatan yang ingin disimpan oleh perusahaan Anda dan koleksi catatan Anda saat ini dan praktik penyimpanan. Bentuk komite kecil untuk bekerja dengan Anda dalam menguraikan materi yang Anda rencanakan untuk diorganisir. Buat kategori yang Anda butuhkan untuk mencakup semua catatan Anda.

2.

Atur dokumen ke dalam kategori yang dapat dikenali yang masuk akal bagi personel Anda. Kriteria utama untuk suatu kategori adalah bahwa ia tidak tumpang tindih dengan kategori lainnya. Jika kategori utama adalah pelanggan, maka setiap pelanggan, atau kelompok pelanggan yang kompatibel, harus berfungsi sebagai sub-kategori. Catatan produk atau vendor harus dalam kategori yang berbeda. Dalam setiap kategori dan sub-kategori, catatan individual dapat disusun berdasarkan abjad berdasarkan judul, berdasarkan tanggal yang diinisiasi atau diselesaikan, departemen atau metode lain apa pun yang membuat pengambilan menjadi nyaman, konsisten dan efisien.

3.

Siapkan bahan pelatihan yang menjelaskan sistem kepada karyawan. Melakukan program pelatihan untuk menjelaskan prosedur dan manfaat penyimpanan dan pengambilan catatan. Berikan perhatian khusus kepada penangan catatan, yang tugasnya mengumpulkan, mengajukan, dan mendistribusikan catatan; dan pengawas unit, yang cenderung menerima pertanyaan setelah sistem diterapkan. Gunakan anggota tim pengembangan untuk membantu Anda dalam memantau sistem untuk perubahan yang akan memperbaiki masalah atau membuatnya lebih mudah dan lebih efisien untuk digunakan.

4.

Sistem pengarsipan tanpa sistem cadangan tidak lengkap atau aman. Perusahaan menderita kerugian finansial yang besar atau gulung tikar ketika kehilangan data. Untuk catatan kritis, mungkin membayar untuk membuat catatan duplikat dan menyimpannya di lokasi di luar lokasi yang aman dan tahan api. Alternatif lain adalah memindai data penting secara elektronik dan mengirimkan file ke penyimpanan online di luar lokasi. Jika privasi data merupakan masalah, Anda dapat mencadangkan file ke drive Anda sendiri, yang Anda simpan di lokasi yang aman dan di luar lokasi.