Cara Memastikan Bahwa Kebijakan Karyawan Efektif

Sebagai pemilik usaha kecil, Anda mungkin menulis dan menerapkan kebijakan karyawan untuk pertama kalinya - dan kebijakan karyawan yang efektif mungkin sulit untuk dirancang. Dari kode etik karyawan hingga rantai komando ketika terjadi kesalahan, apa yang tampak seperti ide yang bagus ketika Anda menulis di kantor Anda sendiri mungkin bukan ide yang baik ketika turun ke operasi karyawan kehidupan nyata. Langkah dan evaluasi kebijakan Anda segera setelah itu diterapkan dan lagi setelah beberapa minggu atau bulan untuk menentukan efektivitas jangka pendek dan jangka panjang.

1.

Buat daftar kebijakan karyawan penting untuk bisnis Anda. Dapatkan bantuan saat menulis buku pegangan karyawan Anda. Tulis konsep kebijakan atau ide untuk kebijakan yang penting dengan cara Anda ingin menjalankan bisnis Anda. Misalnya, Anda mungkin memiliki kode perilaku tertentu yang Anda inginkan agar diikuti oleh karyawan atau Anda mungkin ingin menyusun kebijakan untuk memastikan bahwa orang atau departemen tertentu tidak melewati batas. Administrasi Usaha Kecil AS menyarankan Anda harus memiliki kebijakan dasar karyawan mengenai upah, diskriminasi, dan masalah penting lainnya. Konsultasikan dengan administrasi dan pengacara ketika membuat kebijakan untuk memastikannya sah dan sesuai dengan tujuan Anda.

2.

Tulis kebijakan dalam bahasa yang jelas dan mudah dipahami. Sertakan definisi di mana kata-kata mungkin memiliki banyak makna dan hindari menggunakan kata-kata yang mudah disalahartikan. Misalnya, Pusat Manajemen Risiko Nirlaba menyarankan agar jangan pernah menggunakan istilah "karyawan tetap, " karena menunjukkan bahwa seorang karyawan tidak dapat dipecat. Konsultasikan dengan pengacara Anda tentang kata-kata lain yang mudah disalahartikan.

3.

Komunikasikan kebijakan Anda dengan jelas kepada karyawan Anda dan penyelia mereka. Adakan sesi pelatihan selama Anda menjelaskan kebijakan dan mengumpulkan pertanyaan. Alamat pertanyaan "bagaimana-jika". Misalnya, jika kantor Anda memiliki kebijakan untuk melaporkan pelecehan seksual secara anonim, jawab pertanyaan, "Bagaimana jika saya merasa dilecehkan, tetapi saya tidak ingin ada yang tahu?"

4.

Evaluasi kebijakan Anda sesering mungkin, menggunakan metode yang berbeda. Misalnya, melacak berapa kali masalah ditangani sesuai dengan kebijakan dibandingkan dengan berapa kali masalah itu tidak ditangani. Distribusikan survei yang meminta karyawan untuk membuat peringkat kebijakan dalam hal efektivitasnya. Beberapa kebijakan, seperti kode etik karyawan, mungkin lebih mudah untuk dievaluasi untuk karyawan daripada manajer, karena karyawan tahu apakah kebijakan tersebut ditegakkan secara harian.

5.

Menegakkan kebijakan. Suatu kebijakan hanya efektif ketika diberlakukan. Adakan sesi tanya jawab di mana karyawan yang telah melanggar kebijakan dapat "belajar kembali, " agar tetap ramah lingkungan dan kolaboratif. Menentukan tindakan disipliner bagi mereka yang mengabaikan kebijakan atau membuat kesalahan serius.

Tip

• Bersedia untuk mengubah kebijakan yang tidak efektif. Belajar dari masalah, menerapkan kebijakan baru atau mengubah yang sudah ada sehingga masalah yang sama tidak terulang kembali.

Peringatan

• Jangan biarkan kebijakan karyawan menggantikan budaya bisnis yang baik. Bahkan dalam bisnis kecil, bangun budaya hormat dan kolaborasi, di mana pekerja akan bertindak dengan tepat karena mereka menginginkannya, bukan karena seseorang menyuruh mereka melakukannya.