Cara Memperkecil Rencana Proyek

Perampingan proyek mungkin diperlukan untuk sejumlah alasan, seperti perkiraan waktu yang terlalu rendah atau sumber daya lain yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek. Alat yang diperlukan untuk memperkecil proyek organisasi bisnis akan sangat tergantung pada kondisi spesifik perusahaan, seperti seberapa dekat proyek itu dengan penyelesaian. Konsep inti yang perlu diingat ketika memperkecil proyek adalah membawa tujuan baru ke dalam fokus, mengelola moral, dan merombak kalender dan anggaran.

Premortem Proyek

Dalam profesi kesehatan, postmortem adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan penilaian penyebab kematian seseorang. Dalam bisnis, premortem adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses penilaian yang muncul di awal, dan bukan pada akhir, dari suatu proyek. "Membayangkan bahwa suatu peristiwa telah terjadi meningkatkan kemampuan untuk mengidentifikasi dengan tepat alasan untuk hasil di masa depan sebesar 30 persen, " tulis Gary Klein dalam esainya "Performing Project Premortem, " yang diterbitkan dalam Harvard Business Review. Premortem memanfaatkan semua pengalaman dan wawasan anggota tim untuk menilai potensi penyebab kegagalan untuk tujuan dan sasaran proyek. Menilai kelemahan proyek sejak awal meningkatkan potensi akhir proyek untuk hasil yang sukses.

Redeploying Sumber Daya Proyek

Lebih sering, perampingan terjadi setelah proyek dimulai. Dalam hal ini, pastikan bahwa anggota tim menerima hasil proyek yang dirampingkan. Ini mungkin memerlukan pengembangan kembali sumber daya dan memberikan pelatihan dan insentif tambahan untuk melembagakan tujuan dan tugas proyek baru atau tambahan. Selain itu, tujuan proyek mungkin harus dijadwal ulang ketika proyek dikurangi, termasuk tonggak baru dan tanggal akhir untuk tujuan proyek, kegiatan dan tugas.

Administrasi Proyek

Administrasi dalam suatu proyek berkaitan dengan fungsi sehari-hari dan alokasi sumber daya. Alat administratif yang dibutuhkan oleh tim proyek akan berubah jika proyek dirampingkan. Ini dapat memengaruhi sistem dan proses bisnis yang digunakan oleh tim. Ini juga dapat memengaruhi kontrak pemasok dan sistem pesanan pembelian yang dikembangkan untuk melaksanakan tujuan proyek. Dalam kasus seperti itu, kontrak pemasok mungkin perlu ditinjau. Selain itu, sistem pesanan pembelian proyek harus dievaluasi untuk memastikan bahwa sumber daya dialokasikan dengan benar.

Menangkap Pelajaran yang Dipelajari

Penilaian dan memperlengkapi kembali sumber daya proyek adalah proses yang diperlukan dan berkelanjutan untuk manajer proyek. Ketika sebuah proyek harus dirampingkan, manajer proyek dan pemangku kepentingan proyek harus meninjau mengapa proyek tersebut perlu dilakukan perampingan. Tinjauan ini dapat memperkuat rencana proyek ke depan dan dalam penilaian prafortem di masa depan. Ini juga dapat membantu dalam mengembangkan alat ulasan seperti tes beta proyek untuk proyek masa depan.