Cara Periksa Metode Kerja

Metode kerja adalah proses dimana bisnis melakukan tugas. Namun, metode seperti itu tidak selalu optimal: Mungkin tidak efisien, tidak jelas, langkah-langkah yang hilang atau kuno. Metode kerja pengecekan memungkinkan organisasi untuk meningkatkan atau mengubah proses tersebut. Namun, jenis audit ini membutuhkan kerja sama dari banyak pihak, dari tim manajemen hingga bawahannya. Dalam beberapa kasus, Anda mungkin menghadapi hambatan saat memodifikasi metode kerja.

1.

Tinjau semua kebijakan dan prosedur yang terkait dengan metode kerja. Kumpulkan manual pelatihan, memo yang berkaitan dengan tugas pekerjaan dan deskripsi pekerjaan. Verifikasi bahwa Anda dapat melakukan tugas dengan materi yang diberikan. Jika tugas tidak dapat dilakukan dengan informasi yang diberikan, ubah materi untuk memasukkan langkah-langkah tambahan yang tidak diuraikan dalam dokumen. Tindak lanjuti dengan karyawan mengenai cara melakukan tugas jika informasi tersebut hilang.

2.

Verifikasi prosedur dengan tim manajemen yang bertugas melaksanakan tugas yang diuraikan. Panggil rapat dan ulangi setiap langkah yang sudah tercantum di samping kebijakan apa pun yang ditambahkan demi kejelasan. Daftar semua pekerja yang terlibat dalam melakukan setiap fungsi pekerjaan. Jadwalkan waktu untuk mengamati pekerjaan mereka untuk meninjau metode kerja. Mintalah masukan kepada tim manajemen mengenai ekspektasi implisit pekerja yang tidak tercantum dalam kebijakan: Harapan tersebut mungkin tiba lebih awal untuk membersihkan peralatan atau membuang bahan setelah proses selesai.

3.

Saksikan pekerja melakukan tugas terkait. Catat setiap langkah yang tidak tercantum dalam dokumentasi metode kerja. Juga beri tahu penyimpangan, pintasan, atau perbedaan lainnya. Tanyakan kepada karyawan di mana dia mempelajari atau merancang langkah-langkah yang tidak disebutkan dalam metode kerja yang dijabarkan. Dokumentasikan apakah penyimpangan tersebut meningkatkan atau mengurangi kualitas kinerja pekerjaan.

4.

Menyampaikan perbedaan dalam metode kerja dengan tim manajemen. Mengkoordinasikan revisi metode kerja dengan penyelia dan bawahan. Carlos Moore, penulis buku, "Small Business Management, " berkomentar tentang berapa banyak organisasi membentuk "lingkaran kualitas, " atau kelompok pekerja yang bertemu secara rutin untuk membahas masalah kualitas dan saran untuk perbaikan. Dapatkan umpan balik dari kedua belah pihak mengenai perbedaan dalam metode kerja yang diperiksa ulang. Jika perlu, terima input tambahan dari sumber eksternal seperti publikasi perdagangan, konsultan, dan profesional lainnya mengenai cara terbaik untuk melakukan metode yang diuraikan.

5.

Lakukan tugas lagi menggunakan metode kerja yang direvisi. Jika tugas tidak dilakukan dengan efisiensi dan peningkatan yang lebih besar daripada metode sebelumnya, periksa kembali metode dan perbaiki masalah yang ada.

6.

Tulis ulang metode kerja berdasarkan masukan dari kedua belah pihak. Kirim memo ke semua anggota staf untuk menyampaikan perubahan.

Tip

• Pertimbangkan memeriksa metode kerja sebagai bagian dari tim. Kumpulkan auditor tambahan dengan keterampilan di setiap tugas yang ditinjau. Matt Seaver, penulis buku, "Gower Handbook of Quality Management, " menjelaskan bahwa tim auditor dengan berbagai fungsi memberikan penilaian metode yang lebih menyeluruh.