Prosedur Keluhan di Tempat Kerja

Masalah dan keluhan kadang-kadang muncul di hampir semua lingkungan tempat kerja, bahkan dengan manajemen yang kuat dan tenaga kerja yang kompeten. Sekalipun prosesnya jarang digunakan, prosedur pengaduan standar merupakan kebijakan penting yang harus ditetapkan untuk perusahaan kecil dan besar. Spesifikasi prosedur ini mungkin sedikit berbeda untuk memenuhi kebutuhan perusahaan Anda, tetapi proses dasarnya serupa untuk semua bisnis.

Tujuan

Prosedur pengaduan yang disetujui perusahaan menetapkan standar untuk menangani segala jenis keluhan yang dibuat oleh karyawan secara adil dan menyeluruh. Menyediakan tempat untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan konflik memberi karyawan cara formal untuk didengar daripada memaksa mereka untuk menahan perasaan frustrasi atau marah. Prosedur ini juga memungkinkan tim manajemen untuk menghentikan perilaku yang tidak dapat diterima terjadi di tempat kerja serta mencari umpan balik tentang kebijakan dan prosedur yang diterapkan yang menurut karyawan tidak efektif atau tidak adil.

Proses

Proses pengaduan berasal dari pengaduan dari seorang karyawan yang kemudian diteruskan ke atasannya. Dalam kasus di mana pengawas adalah masalahnya, pengaduan biasanya pergi ke manajer berikutnya sejalan. Pengawas menanggapi pengaduan dengan cara yang mengikuti kebijakan perusahaan sambil tetap mengingat hak-hak karyawan. Respons yang tidak memuaskan dari atasan dapat menyebabkan karyawan untuk meningkatkan klaim kepada seseorang di posisi manajemen yang lebih tinggi. Pada titik ini, manajer senior mungkin perlu fakta tambahan untuk membuat keputusan. Langkah-langkahnya termasuk mewawancarai karyawan lain, bertemu dengan pihak-pihak yang terlibat atau menugaskan panel kolega dan staf manajemen untuk membantu pengumpulan fakta. Jika resolusi yang diusulkan oleh manajemen senior tidak dapat diterima, tindakan hukum melalui arbitrase atau gugatan hukum mungkin ikut berperan.

Menetapkan Kebijakan

Kebijakan perusahaan harus menetapkan rantai yang tepat untuk mengajukan keluhan, termasuk bagaimana menangani keluhan ketika berurusan dengan penyelia langsung atau manajer senior. Buat garis besar apakah keluhan harus verbal atau tertulis dan tentukan berapa lama pengawas atau manajer harus menanggapi keluhan tersebut. Jika pengawas menangani sebagian besar pengaduan, tentukan apakah persetujuan dari manajer senior diperlukan saat keputusan diambil. Sertakan contoh alasan mengapa karyawan dapat mengajukan keluhan sehingga anggota staf tahu cara mengikuti prosedur dengan benar.

Kiat

Kebijakan pengaduan membutuhkan implementasi yang konsisten, dengan semua karyawan menerima pertimbangan dan kedalaman tinjauan yang sama. Catat setiap keluhan yang diajukan, termasuk semua detail dari setiap langkah yang diambil untuk menyelesaikan keluhan. Catatan ini terbukti berharga jika situasinya meningkat menjadi masalah hukum. Resolusi yang cepat dan adil dari semua keluhan yang diajukan memberikan keyakinan kepada karyawan tentang sistem sebagai cara untuk menciptakan lingkungan kerja yang positif.