Metode Grafis pada Penilaian Kinerja

Penilaian kinerja adalah tinjauan tahunan kinerja karyawan terhadap serangkaian kriteria yang telah ditentukan. Mereka menunjukkan seberapa dekat kinerja karyawan dengan optimal, dan seberapa efektif kinerja dalam membantu organisasi mencapai tujuan intinya. Kenaikan dan bonus dihitung berdasarkan hasil. Metode grafis memplot kinerja dalam setiap kriteria sebagai angka pada grafik. Metode grafis adalah pendekatan tradisional untuk penilaian kinerja dan masih banyak digunakan karena kejelasan hasil akhirnya. Baik majikan dan karyawan hanya perlu melihat grafik untuk mengetahui bidang kinerja mana yang patut dicontoh, standar atau perlu perbaikan.

1.

Merumuskan proses peninjauan kinerja yang komprehensif dan sah secara hukum. Menurut Carter McNamara, MBA, Ph.D., dari Authenticity Consulting, LLC dan penulis "Panduan Lapangan untuk Kepemimpinan dan Pengawasan, " penilaian harus spesifik pekerjaan dan dilakukan oleh seseorang dengan pengetahuan mendalam tentang pekerjaan dan orang. Proses di seluruh organisasi harus: distandarisasi; secara ras, etnik dan fisik tidak bias; dan termasuk prosedur banding. Seluruh proses, termasuk jalan banding, harus secara jelas dinyatakan dalam kebijakan sumber daya manusia yang dipublikasikan.

2.

Buat formulir standar untuk melakukan penilaian. Formulir tersebut harus mencakup nama karyawan dan jabatan, tanggal penilaian, rentang waktu yang dicakup oleh penilaian, kriteria penilaian, termasuk keterampilan dan kemampuan pengetahuan yang ditentukan dalam uraian pekerjaan formal, serta tanggung jawab dan tujuan yang diberikan kepada karyawan berdasarkan deskripsi pekerjaan dan rencana strategis perusahaan. Juga termasuk sistem penilaian poin, yaitu, menetapkan poin untuk setiap kategori kinerja dari buruk ke sangat baik, dan grafik kosong untuk merencanakan poin. Berikan ruang kosong untuk komentar tertulis, kesimpulan akhir, dan rencana tindakan perbaikan. Termasuk garis tanda tangan untuk karyawan, penyelia dan manajer sumber daya manusia. Tentukan bahwa dalam penandatanganan karyawan menyatakan bahwa formulir tersebut mewakili hasil penilaian yang sebenarnya dan tidak berubah, bukan bahwa ia harus setuju atau menerima.

3.

Jadwalkan penilaian pertama saat mempekerjakan untuk mengakhiri masa percobaan enam bulan karyawan baru, yang lain untuk ulang tahun satu tahun karyawan tersebut, dan setelah itu melakukan penilaian setiap tahun pada atau dekat tanggal ulang tahun.

4.

Berkomunikasi dengan karyawan itu dua minggu sebelum tanggal ulang tahunnya sebagai pengingat dan untuk menjadwalkan waktu dan tanggal aktual untuk bertemu dan melakukan peninjauan. Tawarkan kepada karyawan pilihan untuk menerima salinan uraian tugasnya seandainya salinan asli yang diberikan saat disewa telah salah tempat dan paket penilaian kosong untuk keperluan pemberitahuan dan persiapan. Atau, ingatkan karyawan di mana data tersebut berada dalam manual sumber daya manusia atau kebijakan perusahaan yang dipublikasikan.

5.

Mintalah karyawan untuk mencatat, sebelum pertemuan penilaian, menyarankan perubahan atau pembaruan uraian pekerjaan berdasarkan kontak sehari-harinya dengan tuntutan dan persyaratan kinerja pekerjaan.

6.

Mintalah penyelia yang melakukan penilaian untuk mencatat pembaruan yang disarankan untuk deskripsi pekerjaan dan tujuan untuk kinerja / produktivitas, kemudian mengharuskan penyelia mengisi formulir penilaian, menetapkan poin penilaian untuk kinerja dalam setiap kategori dan plot poin-poin itu pada grafik kosong termasuk dalam paket penilaian. Pastikan pengawas menyertakan catatan tertulis yang diperlukan untuk pencapaian, kekuatan, kelemahan, dan bidang-bidang di mana peningkatan diperlukan, lengkap dengan rencana aksi untuk pelatihan yang disetujui untuk memfasilitasi peningkatan itu. Ingatkan supervisor untuk tetap berpegang pada kinerja dan perilaku yang dia amati secara pribadi pada karyawan.

7.

Adakan konferensi penilaian, yang memungkinkan karyawan untuk mempresentasikan informasinya terlebih dahulu diikuti oleh penilaian penilaian oleh atasan atas kriteria penilaian. Diskusikan ketidaksepakatan, dan diskusikan ide-ide untuk pelatihan guna memfasilitasi peningkatan untuk memberikan karyawan pandangan positif tentang bagaimana tinjauan tahun depan akan meningkat. Hindari menyerang bahasa dan generalisasi, dan akhiri secara positif sehingga karyawan meninggalkan perasaan lebih bersemangat daripada kalah.

8.

Tambahkan informasi tertulis karyawan ke paket penilaian, tanda tangani formulir itu sendiri dan minta tanda tangan karyawan. Rencanakan tinjauan kemajuan terkait rencana aksi selama tiga bulan di masa mendatang.

Tip

• Pastikan selama tahun sebelum penilaian bahwa tidak ada kejutan bagi karyawan selama konferensi itu sendiri. Tangani kinerja yang tidak sesuai dengan uraian tugas dan tujuan perusahaan saat hal itu terjadi, dan sebutkan lagi di konferensi, tetapi perhatikan perubahan spesifik, atau ketiadaannya, yang terjadi sebagai tanggapan atas pertemuan awal tentang masalah ini. Ingatlah bahwa jika karyawan dikejutkan oleh hal lain selain masalah yang terjadi baru-baru ini, hal itu mencerminkan negatif pada penyelia, manajer sumber daya manusia, dan kinerja pekerjaan pengawas mereka sendiri. Itu juga terlihat tidak adil bagi karyawan.