Cara Menulis Rencana Proyek

Sebuah rencana membuat proyek Anda sesuai rencana. Tanpa rencana, detail yang kelihatannya kecil mungkin dilupakan, sehingga sulit untuk mencapai tujuan dan tenggat waktu. Rencana proyek Anda memungkinkan Anda menentukan karyawan mana yang akan menangani tugas, kapan pekerjaan selesai dan bagaimana kelompok akan berkomunikasi. Sebelum Anda mulai menulis rencana proyek Anda, teliti lingkup dan spesifikasi proyek untuk memastikan rencana Anda mencakup semua aspek.

1.

Mulai rencana proyek dengan halaman ringkasan eksekutif yang memberikan deskripsi proyek dan menjelaskan mengapa proyek diperlukan dan apa yang Anda rencanakan untuk capai. Sebutkan berapa lama yang Anda harapkan dari proyek, berapa hasil proyek, berapa banyak karyawan yang akan mengerjakannya, dan berapa banyak uang yang akan disediakan. Termasuk tujuan, kriteria penyelesaian, kendala utama dan pemangku kepentingan inti.

2.

Masukkan bagian kepegawaian dalam rencana. Gunakan bagian ini untuk menugaskan karyawan ke berbagai tugas. Sertakan bagan organisasi yang menunjukkan rantai komando untuk proyek.

3.

Kembangkan spreadsheet jadwal kegiatan yang mencatat berapa hari masing-masing bagian dari proyek harus berlangsung. Buat daftar tanggal mulai untuk setiap tugas. Tetapkan tugas khusus untuk berbagai departemen atau kelompok yang mengerjakan proyek. Situs web Standard Time mencatat bahwa daftar untuk setiap tugas harus mencakup waktu yang diperkirakan dan waktu aktual yang berfungsi. Dapatkan informasi waktu aktual bekerja dari timesheets.

4.

Buat spreadsheet jadwal proyek secara keseluruhan. Jadwal menunjukkan seluruh durasi proyek dan termasuk tonggak sejarah, tanggal pengiriman untuk bagian-bagian tertentu dari proyek, tanggal tinjauan, audit atau inspeksi dan tenggat waktu. Jadwal proyek juga menentukan urutan tugas untuk proyek.

5.

Tambahkan spreadsheet yang merinci biaya untuk menyelesaikan paket. Buatlah daftar setiap tugas dan perkirakan jumlah jam dan jumlah uang yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya.

6.

Sertakan halaman yang menjelaskan rencana komunikasi Anda. Komunikasi merinci seberapa sering Anda akan mengadakan pertemuan dan bagaimana pembaruan dan informasi penting dikomunikasikan kepada anggota tim dan pemangku kepentingan.

7.

Akhiri rencana proyek dengan lembar persetujuan. Ini harus mencakup nama proyek, tanggal dan nama manajer proyek. Sertakan baris kosong untuk tanda tangan administrator atau orang lain di perusahaan Anda yang harus keluar dari proyek. Ketik setiap nama administrator di bawah salah satu baris kosong.

Hal-hal yang Dibutuhkan

• Perangkat lunak lembar kerja

Tip

• Jika paket Anda berisi banyak tugas yang lebih besar, pilah ini menjadi tugas kecil yang spesifik. Saat Anda menulis konsep rencana proyek Anda, berikan setiap tugas halaman masing-masing dan buat daftar semua sub-tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas di halaman.

Peringatan

• Atasi kemungkinan risiko yang dapat memengaruhi proyek Anda. Situs web Project Smart mencatat bahwa mengidentifikasi potensi risiko memungkinkan Anda mempersiapkan diri untuk kemungkinan-kemungkinan ini dan mengembangkan rencana manajemen risiko yang efektif.