Salam Baik untuk Email Bisnis

Pemilik bisnis meningkatkan citra bisnis publik mereka ketika kebijakan perusahaan mereka dibuat dengan kuat untuk komunikasi profesional. Sudah menjadi hal biasa bagi karyawan untuk bersikap sangat informal dalam hal email bisnis. Dan meskipun itu umum, menjadi informal tentang email bisnis bukanlah standar bisnis yang diterima. Pemilik bisnis perlu menyadari bahwa menetapkan nada yang tepat akan menentukan nada untuk seluruh huruf. Mulai dengan salam. Batasi opsi salam, berikan staf pilihan yang tepat.

Salam Standar

Salam standar adalah "Tuan yang terhormat (nama belakang seseorang)." Dan, seperti yang dilakukan dalam korespondensi pos tradisional, menggunakan salam standar menunjukkan rasa hormat dan profesionalisme. Beberapa orang mungkin menganggap ini kuno, tetapi itu lebih dapat diterima daripada secara tidak sengaja menyinggung. Salam yang dimulai dengan "Dear" tidak lekang oleh waktu. Gunakan nama belakang orang itu jika Anda memilikinya atau jika hubungannya baru. Ini menunjukkan rasa hormat.

Misalnya, "Dear Mr. Jones, " lebih disukai daripada "Dear John." Jika Anda tidak yakin tentang gelar orang tersebut (Tn. Ny., Nona, atau Nona) atau nama belakang, dapat diterima untuk menggunakan nama depan. Seharusnya merupakan kebijakan standar perusahaan bagi karyawan untuk mencoba mencari tahu nama belakang penerima sebelum beralih menggunakan nama depan.

Salam yang ramah

Terkadang email ditulis menggunakan standar yang kurang formal hanya karena pengirim ingin lebih ramah. Misalnya, "Hai, " lebih ramah daripada "Sayang." Ini dapat digunakan bahkan dalam komunikasi dingin, di mana pengirim tidak memiliki nama penerima. Itu juga digunakan dengan nama depan, seperti dalam "Hai Jennifer." Seorang pemilik bisnis mungkin memiliki hubungan klien tertentu di mana ini digunakan di atas salam formal, sebagaimana didefinisikan oleh prosedur perusahaan. Sebagai contoh, staf mungkin naik ke klien baru dan bertanya apakah dia lebih suka dipanggil dengan nama depannya atau nama belakangnya.

Profesional Tapi Ramah

Pemilik bisnis melihat "Salam:" digunakan dalam korespondensi. Ini adalah salam yang dapat diterima tetapi menyarankan hubungan bisnis yang ramah daripada hubungan formal. Ini muncul sebagai berusaha bersikap ramah dan berbeda tetapi masih dianggap formal. Ini sering terlihat dalam email dingin atau korespondensi di mana pihak pengirim tidak memiliki hubungan yang kuat dengan penerima.

Salam untuk Dihindari

Pikirkan tentang orang yang membaca email sebelum Anda menulis salam. Ketika Anda tidak yakin tentang cara memulai email bisnis, berbuat salah di samping salam tradisional. Memulai email dengan, "Hei, " sering terlihat di antara staf yang lebih muda, yang mengambil pendekatan biasa untuk semuanya. Namun, ini terlalu biasa untuk sebagian besar situasi bisnis karena potensi rasa tidak hormat yang dirasakan oleh beberapa penerima. Ini terutama benar ketika anggota staf yang lebih muda mengirim email ke prospek yang lebih tua atau rekan bisnis.

Salam lain yang harus dihindari adalah, "Kepada siapa pun yang berkepentingan, " kecuali jika Anda sama sekali tidak tahu identitas penerima. Salam ini menyarankan surel yang tidak memiliki hubungan dengan penerima. Sebagian besar penerima segera melihat ini sebagai surel yang tidak jelas, dan mereka dapat membuangnya sebelum membacanya. Misalnya, "Hai, " lebih ramah daripada "Sayang, " dan lebih sering terjadi ketika pengirim memiliki hubungan positif yang mapan dengan penerima.

Tip

• Lebih baik untuk menjaga hal-hal singkat jika Anda tidak memiliki banyak informasi. "Hai, " lebih baik daripada "Sahabatku yang Terhormat, " bahkan jika Anda tidak memiliki nama yang mengikuti "Hai."