Mengapa Menggunakan Bagan Alir?

Sebagai pemilik bisnis, Anda harus selalu berusaha untuk meningkatkan efisiensi tempat kerja Anda, jadi Anda harus menyambut alat atau sumber daya apa pun yang membantu Anda menyelesaikan tugas itu. Memperlancar proses dalam bisnis Anda juga dapat membantu staf Anda meningkatkan produktivitasnya, dan lebih banyak produktivitas berarti lebih banyak penjualan. Satu alat untuk dipertimbangkan adalah diagram alir, yang merupakan representasi gambar atau grafis dari suatu proses. Penggunaan diagram alur sangat banyak dalam industri, seperti hiburan, teknik, ilmu fisika, dan pemrograman komputer. Tujuan dari diagram alur adalah untuk mengkomunikasikan bagaimana suatu proses bekerja atau seharusnya bekerja tanpa jargon teknis yang membingungkan. Memahami kegunaan utama diagram alur dapat membantu bisnis Anda berjalan di level puncak.

Tentukan Proses Kerja

Salah satu kegunaan flowchart yang paling penting adalah untuk menggambarkan melalui gambar bagaimana suatu proses dilakukan dari awal sampai akhir, biasanya dalam urutan berurutan. Diagram alir proses sering digunakan dalam pelatihan untuk mendokumentasikan proses yang ada atau untuk mengevaluasi efisiensi proses tersebut. Misalnya, jika Anda tidak yakin apakah proses tertentu sepadan dengan waktu dan upaya, diagram alir proses dapat mengungkapkan hambatan atau duplikasi tugas. Anda bisa menambahkan simbol ke diagram alir proses Anda di mana setiap simbol mewakili seseorang atau kelompok yang bertanggung jawab atas tugas, keputusan, atau hasil. Tim manajemen Anda kemudian dapat menentukan apakah ada tim yang terlalu berat atau jika beberapa tim tidak diperlukan untuk proses tersebut.

Mengevaluasi Penentuan Waktu Tugas

Tujuan penting lain dari diagram alur adalah untuk mengidentifikasi berapa lama yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas dalam proses tertentu. Biasanya, bagan ini linear dan dibaca dari kiri ke kanan. Anda bisa menambahkan kolom ke bagan waktu untuk menunjukkan bagaimana Anda menentukan waktu setiap tugas sehingga Anda dapat mengevaluasi tugas dalam proses yang berkaitan dengan waktu. Ini sangat berguna ketika Anda menganalisis tugas dan proses yang berorientasi tenggat waktu karena bagan tersebut menunjukkan area-area di mana tugas-tugas membutuhkan lebih banyak efisiensi dan bidang-bidang di mana penyelesaian satu tugas bergantung pada penyelesaian tugas lain. Diagram alir yang menganalisis waktu sangat berguna ketika beberapa tim diperlukan pada suatu proyek, dan komunikasi sangat penting untuk penyelesaian proyek itu. Memahami berapa banyak waktu yang dibutuhkan setiap proses membantu anggota tim memahami bagaimana memanfaatkan hari kerja mereka dengan lebih baik.

Memecahkan masalah dan Memperbaiki Masalah

Sulit untuk memperbaiki bug dan masalah dalam alur kerja, jika Anda tidak tahu apa yang salah dan pada tahap mana proses itu salah. Itu sebabnya pemecahan masalah adalah tujuan penting dari diagram alur. Untuk merancang diagram alur pemecahan masalah, Anda biasanya mulai dengan mengidentifikasi masalah dan menulis masalah itu dalam sebuah kotak di bagian atas diagram alur. Anda kemudian akan menggambar panah ke kotak yang memiliki alasan yang berbeda untuk masalah itu, dan kemudian kotak untuk solusi yang mungkin, berdasarkan masalah yang Anda identifikasi. Misalnya, jika Anda telah mengidentifikasi masalah sebagai ketidakpuasan dengan proses layanan pelanggan Anda, Anda kemudian akan datang dengan alasan berbeda untuk ketidakpuasan itu, yang dapat mencakup waktu tunggu panggilan telepon yang lama, ketidakpuasan dengan waktu pengiriman, ketidakpuasan dengan pengetahuan tentang perwakilan layanan pelanggan Anda atau persepsi bahwa perwakilan Anda tidak sopan dan tidak membantu. Di bawah masing-masing kotak ini, Anda akan mengembangkan solusi yang mungkin yang secara khusus membahas alasan mengapa pelanggan Anda tidak bahagia. Ini hanyalah salah satu contoh cara membuat bagan alur pemecahan masalah. Beberapa pemilik bisnis suka menggunakan model benar atau salah di mana masalah ditangani berdasarkan pernyataan benar atau salah sederhana yang ditulis dalam kotak pada bagan.