Fungsi dari Program Manajemen File

Menjaga agar data yang terkomputerisasi menjadi sangat penting untuk bisnis apa pun. Bisnis seringkali memiliki banyak dokumen yang diorganisasikan ke dalam folder berdasarkan pelanggan, tanggal atau kriteria lain sehingga dapat ditemukan dengan cepat. Program manajemen file adalah alat untuk mengatur file ke dalam folder di komputer Anda, serta mencari, memindahkan, membuka, dan menyalin file yang ada. Windows Explorer adalah contoh dari jenis utilitas ini, dan ada program yang setara untuk Apple macOS, berbagai distribusi Linux, dan sistem operasi smartphone iOS dan Android. Saat ini, Anda juga dapat menggunakan alat manajemen file berbasis cloud untuk mengatur dan menyimpan data pribadi atau bisnis Anda dari jarak jauh.

Tujuan dari Windows Explorer

Jika Anda menggunakan Microsoft Windows, Anda dapat mengedit file dalam program seperti Microsoft Word atau Excel, menyimpannya dan membukanya lagi menggunakan perangkat lunak tertentu.

Seringkali, Anda ingin menelusuri melalui hard drive atau penyimpanan eksternal seperti stik memori USB untuk file tertentu. Anda mungkin juga ingin mengatur ulang file Anda ke dalam hierarki folder baru sehingga Anda dapat dengan mudah menemukannya. Misalnya, jika Anda menjalankan bisnis kecil, Anda mungkin mengatur file pada awalnya oleh klien dan kemudian membuat folder kedua mengaturnya berdasarkan tahun atau bulan ketika folder mulai penuh dengan file.

Menggunakan Windows Explorer

Windows Explorer, program utilitas file yang disertakan dengan Microsoft Windows, yang dikenal sebagai File Explorer pada Windows 10, memungkinkan Anda untuk menelusuri hierarki file, membuat folder baru dan menyeret file dari satu folder ke folder lainnya. Anda juga dapat mengganti nama file, klik dua kali untuk membukanya di aplikasi terkait atau menghapusnya dari drive Anda. Tidak perlu bingung dengan Internet Explorer, sederetan alat peramban web dari Microsoft.

Buka alat Explorer dengan mengklik Start Menu dan menjelajahinya dengan nama atau dengan mengklik ikon folder pada bilah tugas Windows.

Menggunakan Sistem Operasi Lainnya

Jika Anda tidak menjalankan Windows di kantor Anda, Anda dapat menggunakan alat yang setara untuk mengelola file di komputer Anda.

Pada komputer Mac, gunakan alat Finder bawaan Mac. Klik ikon Finder di dock sistem dan navigasikan melalui file dan folder di Mac Anda.

Jika Anda menjalankan Ubuntu Linux, manajer file default disebut Nautilus . Pada ponsel Android, biasanya ada file manager yang diinstal saat Anda membeli ponsel, dan Anda dapat menginstal file manager tambahan melalui Google Play store. Apple iPhone dikirimkan dengan manajer file bernama File, dan Anda dapat menginstal manajer tambahan melalui App Store.

Ketika Anda menginstal file manager pihak ketiga di komputer atau ponsel Anda, pastikan itu dari sumber yang Anda percayai, karena itu akan memiliki izin untuk membaca, menulis, dan mengatur ulang file Anda.

Alat Manajemen File Berbasis Cloud

Alat berbasis cloud untuk menyimpan dan mengelola file menjadi lazim untuk penggunaan bisnis dan pribadi. Banyak dari alat ini dapat secara otomatis menyinkronkan data antara perangkat Anda dan membuat hierarki folder dan file di server jauh yang bahkan dapat Anda akses dari browser web.

Beberapa alat populer dalam kategori ini termasuk Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive dan Apple iCloud . Banyak layanan cloud memberi Anda penyimpanan gratis dalam jumlah terbatas, dan Anda dapat membayar ruang penyimpanan tambahan sesuai kebutuhan. Beberapa sistem untuk pengguna tingkat lanjut memungkinkan Anda menyimpan data menggunakan sistem cloud lain, seperti Layanan Penyimpanan Sederhana Amazon. Berbelanja di sekitar untuk layanan yang memenuhi kebutuhan Anda dengan harga yang baik.

Anda biasanya dapat memanipulasi file dan folder secara langsung melalui antarmuka sistem aplikasi web atau smartphone atau memungkinkannya untuk menyinkronkan struktur file dan folder yang sudah ada pada perangkat Anda.

Banyak penyedia cloud juga menyediakan akun bisnis yang dapat berguna untuk memungkinkan banyak karyawan atau orang dalam suatu organisasi untuk berbagi file dan mengatur izin keamanan yang tepat.