Cara Mendirikan Meja Bantuan Di Rumah

Memiliki meja bantuan internal dapat membantu meningkatkan produktivitas di seluruh organisasi dengan menjaga komputer dan perangkat teknis lainnya berjalan dengan lancar. Faktor terbesar ketika memutuskan untuk menambah departemen Help Desk in-house biasanya adalah biaya. Namun, ketika karyawan dapat melakukan pekerjaan mereka dengan sedikit gangguan teknis, departemen baru dengan cepat membayar sendiri. Kepercayaan karyawan dapat meningkat jika karyawan merasa bahwa tim pendukung yang kompeten memenuhi kebutuhan teknis mereka.

1.

Tentukan fungsi spesifik dari Help Desk, seperti jenis masalah, komputer atau mesin yang akan dibahas. Sebisa mungkin, identifikasi kebutuhan setiap karyawan dan komputer yang mungkin muncul dalam parameter tersebut. Memiliki gagasan realistis tentang jenis pertanyaan yang akan diterima oleh Help Desk dapat membantu Anda merencanakan dan menganggarkan dengan lebih baik.

2.

Hitung anggaran Anda untuk menentukan jumlah staf dan biaya operasional untuk Help Desk. Buat dua anggaran berbeda: satu untuk biaya awal awal dan satu lagi untuk tarif bulanan tetap. Termasuk biaya untuk wawancara dan pelatihan dalam anggaran awal. Pengeluaran bulanan harus mencakup biaya imbalan kerja dan gaji.

3.

Sejajarkan kebutuhan departemen dengan anggaran Anda untuk menentukan struktur. Berdasarkan apa yang Anda mampu, tentukan berapa banyak karyawan yang akan Anda miliki di dalam departemen dan fungsinya. Putuskan apakah departemen membutuhkan asisten administrasi, misalnya, atau lebih dari satu manajer. Yang terpenting, analisis apakah jumlah staf yang dipekerjakan akan cukup untuk mendukung perusahaan.

4.

Menetapkan pedoman untuk departemen. Misalnya, mungkin semua permintaan masuk akan melalui satu koordinator Help Desk. Putuskan bagaimana Anda akan melacak dan mengikuti setiap permintaan untuk memastikan bahwa semua masalah ditangani tepat waktu.

5.

Research Help Desk perangkat lunak sistem, jika Anda memilih untuk menggunakannya. Program perangkat lunak ini, seperti TechExcel ServiceWise, FrontRange Solutions dan Epicor, mengatur tiket terbuka, melacak kemajuan, dan menganalisis tren. Biaya untuk perangkat lunak bervariasi, tergantung pada perusahaan dan paket yang dibeli. Pilih perangkat lunak yang sesuai dengan anggaran Anda namun juga memungkinkan departemen untuk tumbuh dalam ukuran dan ruang lingkup.

6.

Wawancara kandidat untuk bekerja di departemen Help Desk. Rekrut hanya orang yang memiliki pengalaman yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Perpanjang penawaran kepada mereka yang Anda rasa paling berbakat dan mampu.

7.

Dokumentasikan semua protokol dan prosedur dalam memo. Bagikan memo itu kepada karyawan sehingga mereka tahu cara mengakses layanan dari Help Desk.