Tips Pelatihan Meja Depan untuk Kantor Medis

Resepsionis medis bekerja di meja depan kantor medis untuk menjawab telepon, menyapa pasien, dan menangani komunikasi tertulis dan elektronik. Resepsionis kantor medis berbeda dari resepsionis non-medis karena mereka harus berurusan dengan pasien sebagai lawan pelanggan. Melalui metode pelatihan yang efektif, resepsionis kantor medis mengembangkan keterampilan yang diperlukan untuk mengatasi suasana sibuk di mana mereka bekerja.

Pelatihan Formal

Sebagian besar pelatihan resepsionis kantor medis dilakukan di tempat kerja, tetapi beberapa majikan mungkin meminta resepsionis untuk mendapatkan pelatihan formal sebelum bekerja. Ini melibatkan menyelesaikan gelar associate dua tahun atau program sertifikat satu tahun melalui perguruan tinggi atau sekolah teknik. Kursus meliputi terminologi medis, kode asuransi kesehatan dan prosedur kantor medis. Jika dokter secara teratur melakukan wawancara, resepsionis mungkin perlu pelatihan lebih lanjut tentang cara menangani permintaan media dan wawancara.

Tunjuk Pelatih

Seorang manajer kantor medis biasanya diberi tanggung jawab melatih resepsionis medis. Manajer menyelesaikan ini dengan meminta resepsionis medis yang baru disewa menemui para dokter, perawat dan staf lainnya dan melakukan tur ke gedung. Manajer juga menyiapkan manual pelatihan tertulis yang menjelaskan kebijakan, prosedur, etiket, riwayat pekerjaan, dan harapan kerja dari kantor medis, yang diberikan kepada resepsionis baru. Manajer dapat duduk dengan karyawan baru untuk meninjau manual atau meminta karyawan membacanya di waktu luangnya.

Tetapkan Peran Resepsionis

Dalam parameter kebijakan dan prosedur kantor, manajer kantor medis harus menetapkan peran resepsionis medis. Manajer kantor melatih karyawan dengan menunjukkan berbagai jenis pasien yang akan ditemui karyawan, seperti orang dewasa yang lebih tua yang sakit atau sulit mendengar dan membuat marah pasien. Manajer menjelaskan prioritas lain, seperti mengarsipkan catatan medis, mencatat pembayaran ke dalam komputer dan menjaga pesan suara dan panggilan telepon pribadi seminimal mungkin. Manajer kantor juga dapat memberikan daftar dokter lain, sehingga pasien diarahkan ke dokter lain jika janji temu tidak tersedia.

Mengadakan Pertemuan Reguler

Manajer dan staf kantor dapat menjadwalkan pertemuan mingguan atau bulanan dengan resepsionis untuk memperkuat pelatihan dengan literatur atau presentasi visual, mengidentifikasi masalah dan mengembangkan rencana untuk mengatasi kekurangan. Resepsionis baru cenderung merasa kewalahan atau bingung selama bulan pertama bekerja. Manajer kantor perlu meyakinkan karyawan mereka bahwa perasaan ini akan hilang saat mereka mendapatkan pengalaman di pekerjaan. Manajer kantor juga dapat menugaskan resepsionis medis lain di kantor untuk bertindak sebagai mentor karyawan baru.