Bagaimana Karyawan Dapat Mengurangi Keluhan Pelanggan

Ketidakpuasan pelanggan dapat terjadi karena berbagai alasan, beberapa di antaranya berada di luar kendali Anda. Meskipun keluhan pelanggan dapat terjadi dalam bisnis kecil apa pun, langkah-langkah dapat diambil untuk menguranginya. Karyawan dalam industri apa pun mungkin proaktif dalam mengurangi keluhan, yang meningkatkan kepuasan pelanggan.

Uji Layanan

Untuk mencegah dan mengurangi keluhan pelanggan, ada baiknya mengetahui potensi masalah yang mungkin dialami pelanggan. Jika Anda tahu akar penyebab masalah, Anda dapat mengambil langkah-langkah untuk memperbaikinya sebelum pelanggan mengeluh. Karyawan harus berperan sebagai pelanggan untuk menguji layanan organisasi. Melakukan hal itu memungkinkan karyawan untuk melihat bagaimana pelanggan melihat organisasi. Ini juga menawarkan kemampuan untuk mengidentifikasi potensi masalah yang dapat menimbulkan keluhan.

Pengaturan Harapan

Keluhan pelanggan tertentu mungkin karena harapan tinggi atau mengharapkan lebih dari yang dapat ditawarkan organisasi Anda. Dengan memberi tahu pelanggan apa yang diharapkan, karyawan dapat mengurangi jumlah keluhan. Untuk melakukan ini secara efektif, karyawan harus dapat memenuhi harapan yang ditetapkan. Ini dapat dilakukan dengan kurang menjanjikan dan kelebihan pengiriman, yang berarti menetapkan harapan yang sedikit lebih rendah sehingga Anda dapat dengan mudah melampaui mereka.

Izinkan Umpan Balik

Membuktikan pelanggan dengan cara menawarkan umpan balik tentang organisasi Anda adalah cara yang efektif untuk mengurangi keluhan. Ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, tergantung pada organisasi. Karyawan dapat langsung bertanya kepada pelanggan apakah semua kebutuhan terpenuhi atau jika mereka tidak puas dengan cara apa pun. Formulir umpan balik dapat diberikan kepada pelanggan atau ditempatkan di area dengan lalu lintas tinggi. Tanda terima juga dapat menyertakan URL atau nomor telepon tempat pelanggan dapat memberikan umpan balik. Ketika karyawan menerima umpan balik pelanggan, bertindak berdasarkan umpan balik itu dapat mengurangi atau mencegah keluhan.

Saat Anda Mendapatkan Pengaduan

Keluhan pelanggan adalah bagian bisnis yang tak terhindarkan, terlepas dari langkah yang Anda ambil untuk menguranginya. Saat Anda mendapat keluhan, penting untuk menanganinya dengan benar sehingga Anda mempertahankan pelanggan. Dengarkan keluhan dengan cermat dan ulangi kembali ke pelanggan untuk memastikan Anda memahami masalahnya dengan benar. Minta maaf untuk masalah tanpa membuat alasan untuk itu dan menawarkan resolusi. Anda juga harus berterima kasih kepada pelanggan karena telah membawa masalah ini menjadi perhatian Anda.