Lima Langkah dari Proses Penawaran

Banyak usaha kecil berusaha untuk memperluas pasar mereka dengan menawar proyek yang lebih besar atau lebih panjang. Kontrak dapat mencakup Permintaan Proposal (RFP) pemerintah atau perusahaan yang ingin menjadi penyedia utama produk atau layanan tertentu untuk kesepakatan konglomerat besar. Saat menawar kontrak, ikuti lima langkah dasar untuk meningkatkan peluang Anda mendapatkan kontrak.

Penelitian dan Perencanaan

Langkah ini membutuhkan waktu untuk menetapkan kualifikasi perusahaan Anda untuk memenuhi kebutuhan proyek. Sangat penting untuk mengetahui bahwa perusahaan Anda memiliki pengalaman dan sumber daya untuk memenuhi kebutuhan kontrak utama. Dalam fase penelitian dan perencanaan, lihatlah rencana bisnis Anda sendiri sebagai sumber informasi. Gunakan informasi permintaan tawaran kontrak, dan kemudian tarik detail yang relevan dari rencana bisnis Anda sendiri dan sempurnakan untuk proyek. Lakukan penelitian lebih lanjut tentang perusahaan, mengajukan permintaan penawaran untuk memahami misi dan visi perusahaan. Anda akan menggunakan semua informasi ini untuk menyusun penawaran Anda dengan cara yang disesuaikan dengan kebutuhan permintaan.

Mempersiapkan Bid

Membuat penawaran membutuhkan penyesuaian rencana bisnis Anda untuk menyoroti bagaimana perusahaan Anda dapat memenuhi permintaan penawaran. Pertimbangkan biaya bahan, kerangka waktu, dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan penawaran. Ingatlah bahwa penawaran tidak selalu diberikan dengan harga terendah tetapi sebaliknya diberikan kepada perusahaan yang paling mampu melayani kebutuhan penawaran. Periksa biayanya, pastikan biayanya akurat dan membenarkan biayanya, berdasarkan kebutuhan proyek. Perjelas apakah Anda memberikan layanan diskon atau premium dan mengapa hal itu bermanfaat bagi proyek.

Kirimkan Penawaran

Sebagian besar lembaga pemerintah yang mencari RFP atau Request for Quote (RFQ) menggunakan portal online untuk mengajukan tawaran. Pastikan Anda mempelajari cara kerja portal dan pengirimannya ke tempat yang tepat dengan dokumentasi yang benar dilampirkan dalam satu file PDF gabungan. Administrasi Bisnis Kecil (SBA) lokal adalah sumber daya yang baik untuk membantu menavigasi sistem pemerintah. Jika penawaran untuk organisasi di sektor swasta, cari tahu metode pengiriman penawaran terbaik. Sementara format digital diterima secara luas karena mudah didistribusikan kepada para pemangku kepentingan, beberapa organisasi mungkin menginginkan tawaran yang dicetak. Ikuti aturan mereka untuk membangun profesionalisme Anda.

Platform Presentasi

Jika Anda telah melakukan semua pekerjaan melalui penetapan harga yang tepat dan mengirimkan penawaran, Anda mungkin memiliki kesempatan untuk bertemu dengan tim penentu yang meninjau penawaran. Dalam dunia digital saat ini, berharap untuk hadir secara langsung atau melalui pertemuan online. Bersiaplah untuk menjawab pertanyaan tentang penawaran, berikan detail tambahan mengenai harga atau jadwal. Ini sering merupakan tahap di mana Anda mungkin ditanya apakah ini tawaran "terbaik dan terakhir" Anda. Buat keputusan jika ada ruang untuk penyesuaian dan beri tahu grup bahwa Anda dapat memberikan tawaran yang direvisi jika perlu. Pastikan untuk merinci perubahan apa untuk harga yang lebih rendah apakah itu kualitas bahan, pengalaman kerja atau faktor lain yang mempengaruhi produk akhir.

Mendapatkan Penghargaan Kontrak

Pastikan untuk mencari tahu kapan kontrak akan diberikan. Meskipun jadwal ini dapat berubah, Anda harus mengatur kalender dan menyediakan waktu yang cukup untuk melakukan persiapan yang diperlukan untuk memenuhi kontrak. Agen pemberi penghargaan tidak akan mengharapkan proyek dimulai segera setelah penghargaan tetapi Anda harus memulai dialog tentang pengaturan tanggal mulai. Tetap berkomunikasi dengan pimpinan agensi Anda, catat setiap permintaan untuk perubahan dalam cakupan dan berikan penyesuaian pada kontrak untuk mereka. Jadilah profesional dan tepat waktu untuk meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan penawaran pemenang di masa depan.